Requisitos legales para Negocios Online que suman ventas (y evitan disgustos)

Éste es un post de Marina Brocca, autora del blog marinabrocca.com. Marina es también especialista en protección de datos y asesora a empresas en el marco legal del marketing y social media, además de ponente y formadora.

Si has llegado a este post, doy por sentado que tienes o vas a crear un negocio digital y que no tienes claras las cuestiones legales a cumplir. Es muy posible que tampoco seas del todo consciente de lo relevantes que son para su supervivencia.

requisitos legales negocios online

Imagen de DepositPhotos - ©

Muchos de mis clientes no tuvieron tu suerte.  Básicamente, no habían leído nada parecido a lo que tú estás leyendo ahora mismo.

Llamaron a mi puerta cuando alguien había interpuesto una denuncia o les habían exigido una devolución que no consideraban justa, o les amenazaban con destruir su reputación si no accedían a sus reclamaciones.

Todos tenían un mismo elemento en común: su vulnerabilidad legal.

Veamos entonces qué debes hacer para que esto no te pase a ti.

Webs Chernobiles sin plan de emergencia

Antes de entrar en tema, me tienes que permitir esta pequeña charla (o chapa), porque veo “webs Chernobiles” todos los días.

Webs que se exponen a denuncias y que se lo ponen exageradamente fácil a quienes buscan problemas o sencillamente, conocen sus derechos.

Crear un negocio online sin un blindaje legal es exponerse a tener una web Chernóbil latente sin plan de evacuación, porque no hay manera  de que puedas salir ileso.

Un ejemplo es el que ha salido a la palestra: la tienda online de la modelo María Jesús Ruiz, por diversas irregularidades con la tienda; entre ellas, un aviso legal con campos en blanco, ausencia de política de privacidad, falta de condiciones de desistimiento, etc.

Denuncia María Jesús Ruiz
María Jesús Ruiz fue denunciada por Facua y la noticia apareció en diferentes medios.

Verás:

Crear un negocio digital requiere muchos conocimientos técnicos, de marketing, de emprendimiento, de estrategia y hasta de mentalidad; nada que no sepas ya, pero hay cuestiones bastante más aburridas y menos excitantes que son esenciales para la supervivencia de tu negocio online : los requisitos legales.

Lo cierto es que todo negocio digital necesita apoyarse en unas sólidas bases legales que lo blinden para poder crecer y no comprometer su futuro, a nivel marca, reputación y bolsillo.

En este post quiero explicarte algunas cuestiones legales básicas que debes tener en cuenta en tu negocio digital en materia de protección de datos y derecho digital para que puedas crear un proyecto sólido y a prueba de sobresaltos.

Pero no solo deberías pensar en las consecuencias de la falta de cumplimiento. Debes saber que una configuración legal robusta para tu negocio digital comunica a los usuarios seguridad, credibilidad y confianza y eso impulsa ventas siempre.

La dos verdades menos asumidas en la venta online

Tendemos a evitar las cuestiones que nos dan pereza o que nos aburren, pero debes comprender dos cosas muy ciertas antes de seguir escondiendo la cabeza con la parte legal en tu negocio digital:

  • El nivel de fragilidad de tu negocio online lo determinas en gran medida tú. Desconocer, omitir o eludir los aspectos legales obligatorios y vitales para garantizar una venta legal, es uno de los factores que más contribuyen a la fragilidad de tu proyecto y que más complicaciones generan.
  • Cuando inicias tu negocio en el mundo digital, debes tener claro que tu web es la parte más expuesta y visible. Lo que perciben los usuarios al entrar es lo que determina que se queden o se marchen; el nivel de confianza que puedas proyectar es esencial si pretendes vender.

¿Por qué los aspectos legales son importantes en una venta online?

Como decía al inicio, los aspectos legales en un negocio digital son de vital importancia.

Lo son no solo por el riesgo de descuidar los aspectos que generan garantías al consumidor, sino precisamente porque el éxito de cualquier estrategia digital radica en la capacidad de la empresa para reducir la incertidumbre del usuario y generar credibilidad y confianza en su marca.

El éxito también depende de la capacidad de minimizar riesgos, reducir impactos y anticiparse a situaciones que pueden tener un impacto negativo en tu negocio.

¿Tienes una web ilegal?

Todas las webs deben cumplir la Ley de Protección de Datos.

¿La tuya lo hace o te estás exponiendo a sanciones...?

Y para eso es esencial que conozcas las cuestiones más significativas en relación con el mundo digital y sus implicaciones legales.

En particular, debes aprender a construir un chaleco antibalas legal que proteja tu negocio digital, que no presente fisuras por donde se puedan colar reclamaciones o pataleos que acaben en crisis reputacionales o sanciones económicas.

Los requisitos legales son esenciales en toda venta online, ya que garantizan la protección del consumidor, mejoran su confianza y eliminan reclamaciones injustificadas, denuncias y daños reputacionales derivados de la falta de cumplimiento.

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) y otras regulaciones añadidas a la venta online establecen el marco legal para todos los servicios de Internet, que deben garantizar transacciones seguras e impactos publicitarios que respeten los derechos y la voluntad de los consumidores.

El primer requisito legal: el alta de autónomos

Si bien no es mi especialidad, no puedo escribir sobre aspectos legales sin nombrar el primer requisito legal: darse de alta como autónomo.

Deberías darte de alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social si tu negocio digital es recurrente, es decir genera ingresos de forma constante. Y debes hacerlo en el momento en el que empieces a generar ingresos.

Si ya eres autónomo y como segunda actividad quieres vender online, deberás presentar una declaración censal en Hacienda para informar del nuevo epígrafe y rellenar el formulario (TA-521) en la Seguridad Social.

Si tienes más preguntas sobre fiscalidad en negocios digitales, te invito a leer este post.

La protección de datos en tu negocio digital

Todo negocio digital y más, si genera ventas directas, va a tratar datos personales de usuarios, de suscriptores y de compradores, básicamente.

Los datos personales son, claramente, la materia prima de todo negocio online.

Esos datos no puedes tratarlos sin cumplir algunos requisitos que garanticen un tratamiento seguro y que respeten los derechos de esas personas sobre su propia información personal.

Muchos profesionales no se plantean la responsabilidad que supone almacenar toda esa información personal y cómo deben tratarlos para no vulnerar derechos.

Y aquí aparecen dos regulaciones muy claras, que son las definen las líneas a seguir para garantizar esos derechos y cumplir con las obligaciones que supone su tratamiento:

Estas dos leyes establecen las obligaciones que deben cumplir todas las empresas o profesionales que realicen una actividad de tratamiento de datos.

La obligación prevista en estas normativas no puede tomarse a la ligera, porque las multas administrativas pueden alcanzar cifras astronómicas y además hay que tener en cuenta que, según esta ley, corresponde al responsable de este tratamiento demostrar que ha cumplido.

En este sentido  es fundamental contar con un sistema que permita cumplir con las obligaciones impuestas por la legislación y garantizar la seguridad, protección y ejercicio de sus derechos digitales.

Estas regulaciones exigen que se garantice el control de los individuos sobre sus datos personales, por lo que deben contar con una base legal que legitime el tratamiento. La finalidad a la que se destinan, quién tiene acceso a ellos y durante cuánto tiempo se conservan.

Por otra parte, exigen un nivel de transparencia máxima, que obliga a quienes tengan un negocio digital a proporcionar a las personas información clara sobre el uso de sus datos y qué derecho tienen en relación con ellos.

Cómo cumplir con la protección de datos si vendes online

Un punto clave es que entiendas que da igual dónde residas o dónde tengas registrada tu página web, el RGPD aplica a todas las empresas o autónomos que poseen o controlan cualquier dato personal de los ciudadanos de la UE, tengan o no sede en Europa.

Hay varios elementos que deben estar presentes en una web y que delatan el nivel de cumplimiento de una web.

Son los elementos más visibles y su ausencia, sólo puede poner en evidencia el incumplimiento legal de una web como:

  • Textos legales visibles, personalizados, claros y disponibles en todo momento en el footer de tu web: aviso legal, política de privacidad y política de cookies.
  • Suministrar información completa del titular de la web, datos identificativos y de contacto.
  • Tener mecanismos para recoger el consentimiento de tus usuarios en todos los formularios que tengas en tu web, acompañados de mecanismos informativos en todas las acciones que requieran datos personales.
  • Incluir un banner de advertencia de las cookies que suspenda la carga de cookies hasta la aceptación del usuario.
  • Sistemas de doble opt-in en todos los sistemas de suscripción y sistemas que permitan gestionar bajas de forma automática de los listados.
  • En el caso de webs con ventas online con mecanismos de pago (e-commerce), utiliza servidores seguros e instala un certificado SSL.

Pero no son los únicos requisitos, solo los más visibles para cualquier usuario y los que generan denuncias y reclamaciones.

adaptar pagina web rgpd proteccion datos Cómo adaptar tu página web al RGPD y a la Ley de Protección de Datos

Con el RGPD la protección de datos se ha vuelto definitivamente un tema muy serio. Aquí te enseño cómo adaptar tu web para no llevarte sustos.

En el post de arriba tienes todas las actuaciones que debes llevar a cabo para un cumplimiento óptimo de tu negocio online.

Leyes de comercio electrónico: las reglas de una venta legal

Hay otra ley esencial que debes conocer y aplicar a tu negocio si vendes online, de forma directa o indirecta, productos físicos o infoproductos. Esto significa que todas las webs que desarrollen una actividad comercial online, ya sea de forma directa o indirecta, deben cumplir esta ley.

Lo que pretende esta ley es proteger los derechos de usuarios y consumidores frente a sus compras online; por esa razón, es necesario que ofrezcas todas las garantías legales necesarias y que tengas una web que aporte todas las evidencias legales para que el comprador pueda realizar sus transacciones sin miedo.

La LSSICE, que es la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico, obliga a informar a tus compradores sobre una serie de cuestiones para que la transacción entre ambos sea válida, legal y nadie pueda impugnar o patalear por falta de incumplimiento.

También hay otras regulaciones importantes, como Ley de Ordenación del Comercio Minorista y Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.

Pero no basta con conocerlas y con informar; debes asegurarte de que el comprador entiende y acepta estas condiciones antes de realizar la compra y esto solo es posible si te aseguras de incorporar mecanismos informativos claros y mecanismos para requerir el consentimiento.

Cómo cumplir con las leyes de comercio electrónico si vendes online

Recuerda que lo que caracteriza a una venta online en que la relación con el comprador se da a distancia —sin la presencia física simultánea de ambas partes— y por esa razón se aplican unas medidas adicionales que tienes que incorporar a un negocio online.

Entre los requisitos más importantes de esta ley, está el de la transparencia. Debes informar de todas las circunstancias que afecten a la contratación y que el comprador tiene derecho a conocer, antes de tomar una decisión de compra.

Ojo: ¡El hosting web celebra su Black Friday desde ya!

Aviso: estas ofertas son válidas ahora, pueden vencer en unos pocos días.

Por esa razón, es esencial que tengas un documento clave en tu negocio digital y ventas online: las condiciones de contratación.

Las condiciones de contratación deben ajustarse como un guante a tu producto o servicio y deben  contener:

  • Datos completos del vendedor ¿Le dejarías tu visa a un ente indefinido?
  • Descripción de trámites a realizar para la compraventa del producto o servicio.
  • Métodos de pago aceptados.
  • Plazos de entrega y costes de envío
  • Impuestos aplicables
  • Limitaciones del producto o servicio.
  • Políticas de devoluciones, disentimientos y reembolsos.
  • Medios para ejercer reclamaciones, incluyendo organismos de resolución de litigios online.
  • Derecho de la tienda online a cambiar la oferta.
  • Garantías que ofrece el eCommerce en la adquisición de sus productos o servicios.
  • Derecho a la suspensión o cancelación de cuentas y supuestos en los que se podría aplicar.
  • Limitaciones a la responsabilidad del propietario como resultado de las consecuencias derivadas de su actividad comercial y del uso de los productos que vende.
  • Información de contacto y atención al cliente.

Cómo saber si tu venta online es legal

Si no tienes del todo claro si tienes un negocio online que cumpla todos estos requisitos y la certeza de que estás vendiendo sin quedarte vendido, te recomiendo que hagas este test que te indicará, cuánto de ILEGAL es tu venta online.

Y, por supuesto, descubrir cómo puedes solucionarlo.

Cómo tener un negocio digital 100% legal

Cumplir con estos requisitos cuando no se tienen conocimientos suficientes no es muy sencillo. Hay muchos textos informativos que crear y luego implantar en tu web; sin una base o un conocimiento previo, parece misión imposible.

Para saber si cuentas con todos los elementos que necesita tu negocio digital para cumplir sin fisuras, debes comprobar si dispones de estos elementos:

Para empezar, en el footer de tu web deberías contar con todos estos textos legales, adaptados al RGPD y a la LSSI-CE (más el resto de regulaciones de comercio electrónico):

  • Aviso legal.
  • Política de cookies y texto banner de advertencia de cookies.
  • Política de privacidad.
  • Condiciones de contratación

También necesitas haber incorporado:

  • Cláusulas informativas para específicas para todos los sistemas de captura (suscripción, venta, contacto, registro) y comunicaciones /mail, boletín.
  • Modelos de consentimientos específicos para:  utilización de testimonios, comunicaciones vía WhatsApp, chat online, datos menores, etc.
  • Cláusula informativa, correo de confirmación de compra y resto de autorresponders.
  • Cláusulas informativas para presupuestos, facturas y recibos.
  • Registro de actividades de tratamiento (RAT).
  • Contratos de encargo y confidencialidad para colaboradores y terceros con acceso a datos.
  • Procedimiento de ejercicio de derechos y de gestión de brechas.

Lo recomendable es buscar un profesional especializado en venta online que te ayude a crear un traje legal a medida de tu web, pero también puedes utilizar plantillas creadas específicamente para tiendas online que puedas completar y personalizar de una manera sencilla y autónoma.

Mientras tanto, puedes comprobar ahora mismo si tu web no cumple con la legalidad aquí:

¿Tienes una web ilegal?

Todas las webs deben cumplir la Ley de Protección de Datos.

¿La tuya lo hace o te estás exponiendo a sanciones...?

Si acabas de descubrir que hay muchas grietas legales en tu negocio online, puedes conocer los los Kits de plantillas de adaptación legal y comenzar a crear un negocio online sin fisuras.

¿Estás empezando y tienes más dudas con tu negocio digital?

Antes de acabar, vamos a repasar algunas cosas elementales:

Las webs no distinguen entre lunes y domingo y, desde luego, no se van de vacaciones. Una web siempre está visible y expuesta.

Y tres cosas más:

  1. No importa el tamaño.
  2. No importa la cantidad de visitas.
  3. No importa si monetizas o no.

Da igual que tengas diez mil visitas diarias, o cinco, o ninguna. Si tienes mecanismos para recabar datos personales, utilizas cookies de terceros (como Analytics) o tu blog permite realizar transacciones económicas, debes cumplir con la legalidad.

Si de verdad quieres que tu web sea capaz de vender sólo necesitas una cosa: ganarte la confianza de tus usuarios.

Y eso es imposible si tienes una web que se salta a la torera los derechos de las personas que lo visitan. Vamos, que no tienes una web, tienes un top manta digital.

Si estás empezando y no tienes un gran presupuesto, una de las formas más sencillas y eficaces para adaptar tu web son las plantillas de textos legales.

Busca el KIT que mejor se adapte a tu web y sigue la guía de implantación para asegurar un cumplimiento sin fisuras.

Lo tienes aquí:

kits de plantillas legales RGPD

Puedes dejar tu duda o consulta en comentarios, y estaré encantada de responderte.

¿Te gustaría leer más sobre esta temática? Busca aquí:

Acerca del autor: Marina Brocca

Marina Brocca es la autora del blog marinabrocca.com.

Consultora, especialista en protección de datos, cumplimiento normativo y seguridad en el nuevo entorno digital, se ha especializado en asesoramiento a empresas en el marco legal de acciones de marketing y social medida.

Es también ponente y formadora habitual en diversos seminarios y cursos de formación relacionados con proyectos de negocio, protección de datos y marketing legal.

Marina colabora también, en calidad de autora, con medios digitales como: Mail Relay, Puro Marketing, Semrush, Marketing and web, Blogger3.cero, Santander Advance, o Digital Marketing Trends.


2 comentarios en «Requisitos legales para Negocios Online que suman ventas (y evitan disgustos)»

  1. Gracias por la información Marina!

    Sin duda (y en mi caso) cuando tratamos con datos del cliente hay que ser muy cuidadoso y salvaguardar no solo sus derechos , sino que también nuestra integridad como empresa.

    Un saludo!

    Responder
  2. Tengo varios clientes que están teniendo problemas con esto. Uno por un estudio de abogados que busca demandar por políticas de privacidad y otro por un rembolso de una reserva que técnicamente no era rembolsable. Estos temas son más frecuentes de lo que la gente piensa. Vine por un poco de guía. Gracias.

    Responder

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