12 Trucos Excel básicos y avanzados para el trabajo

Excel es una herramienta muy potente y sofisticada, pero eso no quiere decir que sea siempre difícil. Hay muchas trucos y técnicas muy sencillas, pero tremendamente útiles y potentes.

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Así que aquí te voy a presentar 12 trucos de Excel, funcionalidades muy útiles en tu día a día y que son muy sencillas de aprender.

De dominarlas a no hacerlo, notarás una gran diferencia y les podrás sacar mucho rendimiento a nivel profesional. Estas operaciones forman parte de lo que deberías tener en tu bagaje para afrontar, tanto una posible entrevista de trabajo como para tareas que te pidan en el trabajo.

Además, aprenderás cómo usar los atajos de teclado necesarios para ejecutar todos los trucos explicados que te permitirán realizar las operaciones y comandos de manera mucho más rápida que buscando en las funciones o a través del botón derecho del ratón.

Todo esto te lo va a explicar Guiomar, nuestra experta en Office del equipo Ciudadano 2.0 en los vídeos que puedes ver abajo de modo que te será facilísimo seguirlo.

Y, por último, antes de empezar con los trucos, permíteme recomendarte también nuestro Curso de Excel para principiantes, ¡es 100% gratis!.

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1. Cómo hacer autosumas en Excel rápido con un atajo de teclado

Una de las operaciones que más usadas en Excel sea la autosuma. Para explicarte el primer truco de cómo realizar rápido una autosuma súper rápido con atajos de teclado, Guiomar ha creado un ejemplo muy típico: una tabla de gastos de viaje.

Esta tabla necesita sumas tanto en las filas como en las columnas. Casi todo el mundo usaría para el ratón yendo celda por celda para poner la autosuma, pero poca gente sabe que hay una manera mucho más rápida de hacerlo con un atajo de teclado.

En el vídeo vas a ver cómo se pueden generar todas de golpe, en filas y columnas, con una sola acción del teclado.

Curioso, ¿verdad?

2. Cómo usar el formato de celdas de Excel con decimales y números negativos

En este truco es tan simple como efectivo: vas a ver cómo dar formato específico a las celdas y concretamente el ejemplo de resaltar en rojo los números negativos y también a fijar el número de decimales que queremos que se muestren con números.

En el ejemplo, una cuenta de resultados básica, es decir, ingresos menos costes, vas a ver cómo la tabla se vuelve muchísimo más cómoda y profesional, permitiendo distinguir rápidamente de un vistazo los ingresos de los gastos.

3. Cómo crear una lista desplegable en Excel con datos prefijados

Este truco es super útil porque te permite seleccionar registros concretos de una lista cerrada de valores, evitando así los errores típicos que se producen al introducir valores manualmente, algo muy común al trabajar con Excel, especialmente en hojas compartidas por varias personas.

Imagínate, por ejemplo, un departamento de marketing conformado por un grupo de personas donde tu grupo tiene que seleccionar a la persona que va a liderar un proyecto determinado.

Para evitar que nadie pueda escribir un nombre que no forma parte de la lista de posibles candidatos, creas podrías crear una lista desplegable con valores fijos que no se pueden cambiar tal como se hace en este vídeo.

Hay infinitas aplicaciones para las listas de Excel, sólo es cuestión de dejar volar tu imaginación 😊

4. Cómo aplicar formato condicional a una lista desplegable de Excel

Enlazando con el vídeo anterior, una gran mejora de las listas desplegables es cuando éstas permiten distinguir sus valores mediante colores.

En el ejemplo del vídeo lo aplicamos a la asignación de bonus para una lista de empleados creando una segunda lista con una valoración de los resultados obtenidos por cada uno lo cual determinará la cuantía del bonus.

5. Cómo transponer en Excel: cambiar filas por columnas y viceversa

Por “transponer” columnas significa cambiar en una tabla las columnas por las filas y viceversa.

En nuestro ejemplo inicial de gastos de viaje, queremos pasar el eje de los tipos de gasto (y) al eje de los días de la semana (x). Es útil cuando nos pidan ver evolución de datos desde un criterio y después desde otro:

Ojo con un tema (que se comenta en el vídeo): a veces no querrás que se peguen también las fórmulas. Esto lo puedes resolver con la opción de “pegar sólo valores” en la opción de pegado especial, una forma de pegar que por cierto te será también útil en muchas otras ocasiones.

6. Cómo inmovilizar (fijar) columnas y filas en Excel

Muchas veces cuando trabajas con una hoja Excel y te estás desplazando por ella, resulta muy molesto que desaparezcan la fila de encabezado o ciertas columnas.

Con este truco de inmovilizar cualquier fila o columna en Excel podrás resolver esa situación, algo especialmente útil para poder desplazarte en hojas de Excel de grandes dimensiones. Si fijas columnas y filas con muchos datos, no perderás la referencia.

En el vídeo te lo explicamos de nuevo con un ejemplo práctico, en este caso, una base de datos de empleados con una multitud de registros donde queremos fijar el encabezado de la hoja Excel, es decir, su primera fila.

7. Solucionar el error “texto en celda” de Excel

El error “texto en celda” aparece cuando al copiar y pegar celdas de un sitio a otro, un número se almacena como texto perdiendo su formato inicial e impidiendo aplicar fórmulas sobre el mismo.

En el ejemplo del vídeo tenemos este error tanto en la columna de código (lo muestro pinchando en la celda y abriendo el error) cómo en la de fecha y podrás ver lo fácil que resulta corregirlo.

8. Cómo quitar duplicados en Excel

Este truco lo usarás mucho sobre todo si trabajas con bases de datos.

Muchas veces te vas a encontrar con hojas de Excel con registros duplicados que deberás identificar primero y luego eliminar.

Hacer esto por cada registro puede ser una tarea muy pesada, pero por suerte, Excel permite quitar duplicados de una manera automática.

En nuestro ejemplo, aplicaremos esta técnica de nuevo a un listado de empleados en el cual la vamos a utilizar para depurarlo ya que a primera vista parece que hay algunos nombres que se repiten.

9. Separar nombres y apellidos en Excel (relleno rápido de Excel)

Este truco es muy útil para separar valores de un texto concatenado en una celda en sus componentes.

En el ejemplo de vídeo vamos a hacer algo típico: separar nombres y apellidos en nuestro Excel a partir de una columna en la que vienen juntos.

10. Insertar varias filas y columnas a la vez en Excel

Insertar columnas es muy habitual y normalmente se pierde mucho tiempo haciéndolo con el ratón de una en una. Esto es tan molesto como ineficiente.

En este vídeo vas a descubrir la manera más rápida y efectiva de hacer esta acción a través de un atajo de teclado.

11. Buscar patrones de valores con comodín en Excel

Este truco te va a servir para buscar cualquier valor, ya sea texto o numérico que haya en una hoja de Excel siguiendo un patrón. Ahorra mucho tiempo y esfuerzo, sobre todo, cuando tenemos muchos registros y no sabemos dónde se encuentran los valores que estamos buscando.

En el ejemplo, Guiomar lo aplica a una tabla con un listado de personas que han comprado coches en un concesionario multimarca a lo largo de los años donde hay que localizar todos los SEAT Ibiza del modelo Style que se han vendido en ese tiempo y los sustituyas por los SEAT León.

12. Cómo pasar de un Excel a un PDF

El último truco es muy simple, pero sabemos que hay mucha gente que quiere convertir un Excel en un PDF y no sabe cómo hacerlo, por eso lo hemos incluido también.

En el ejemplo se aplica a un informe de resultados para enviarlo a nuestro jefe, pero de modo que nadie pueda modificar su contenido.

Y con esto ya terminamos nuestra lista de trucos de Excel.

¡Espero que les saques muchísimo partido en tu día a día!

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Acerca del autor: Berto López

Soy autor y fundador de este blog, e Ingeniero en Informática de formación con amplia experiencia: he trabajado como empleado, empresario, incluso funcionario. Vamos, que he probado de todo 😄

De todo ello, lo que me apasiona de verdad, es el emprendimiento, combinado con la tecnología, algo que he podido retomar con mi proyecto web actual al cual pertenece, entre otras, esa web.

Aparte de mi propia experiencia emprendedora, mi contacto profesional con pymes y pequeños emprendedores me ha generado un gran interés en el marketing online.

Emprendí muy joven y eso hizo que todo el desarrollo inicial de las redes sociales, WordPress, SEO, etc. ya lo viví con esa experiencia. Me fascinó cómo cambió las reglas del juego para bien, sobre todo, para los pequeños emprendedores.

Esto me parece algo tan importante, de tanto calado social, que este blog nace con la vocación de ser un sitio de divulgación de este conocimiento y con la intención de motivar sus lectores para que aprovechen al máximo el potencial de estas disciplinas.