La cinta de opciones de Excel fue de las innovaciones que marcaron un antes y después en el historial de esta aplicación. Algo controvertida al principio, con los años ha ido madurando y hace el uso de Excel y demás aplicaciones Office muy ágil y cómodo.
La cinta de opciones sustituyó en su momento a los menús clásicos y ofrece cabida para una gran cantidad de opciones sin tener que abrir una tonelada de menús anidados como ocurría antes.
¿Qué encontrarás aquí?
Por tanto, no sólo es cómoda, sino que, te animo mucho a leerte a fondo esta página porque nos sirve para hacerte en unos minutos una primera idea de “vista de pájaro” muy completa de todo lo que Excel es capaz de hacer. Te va a sorprender lo que puede hacer, te lo prometo.
Veámoslo:
Un comentario importante antes de empezar…
Una de las características de la cinta opciones es que se adapta al ancho de la ventana. Eso quiere decir, que va quitando o poniendo opciones conforme a si tiene más o menos espacio disponible.
Esto nos complica la vida a la gente que nos dedicamos a dar formación de Excel porque hace que tu cinta de opciones puede tener un aspecto bastante diferente al de las imágenes de aquí, según el ancho de ventana que uses.
En los dos ejemplos de arriba puedes cómo la misma pestaña de la cinta de opciones, “Inicio”, cambia completamente para adaptarse a un espacio más pequeño.
La opciones siguen estando ahí, pero en menús como “Fuente” o “Alineación” ya no puedes acceder directamente a ellas, sino que has de desplegar primero el menú.
Tenlo muy en cuenta cuando veas contenidos con capturas de pantalla o vídeos de Excel y de cualquier otra aplicación Office ya que todas usan la cinta de opciones.
La cinta de opciones de Excel. Guía rápida para principiantes
La cinta de opciones viene configurada por defecto con 9 pestañas. Como luego veremos, las puedes ampliar o reducir si quieres.
Veamos las principales funcionalidades de cada una de ellas:
1. La pestaña Archivo de Excel
Cuando accedes a esta pestaña, desaparece la hoja de cálculo y aparece la pantalla que puedes ver un poco más abajo.
Aquí puedes realizar las habituales operaciones de crear un documento nuevo en blanco, puedes abrir una plantilla para tu nuevo documento y luego puedes guardar el documento, y guardarlo además con diferentes formatos.
Por ejemplo: aparte de usar el formato normal de Excel (ficheros .xlsx) puedes guardar tu hoja Excel también como un documento PDF, como un archivo CSV o incluso como una página web.
Si explorar las opciones de “Guardar” y “Exportar”, verás que tienes aún muchas más opciones de formatos diferentes al formato propio de Excel a los que puedes convertir tu libro de Excel.
Quiero destacar especialmente las últimas tres opciones de “Cuenta”, “Comentarios” y “Opciones”.
En cuenta puedes acceder a tu cuenta de Microsoft lo que incluye a tu cuenta OneDrive para almacenar tus archivos en la nube y colaborar de una manera más eficiente con otras personas.
Recuerda que con una cuenta Microsoft, que puedes abrir completamente gratis, viene incluida una versión reducida de OneDrive.
En “Opciones” puedes acceder a todas las opciones de configuración de Excel que son muchas y muy interesantes. Veremos aquí más en detalle las relativas a la cinta de opciones más abajo.
Por último, en “Comentarios”, puedes dar feedback a Microsoft sobre cosas que te gustan, te disgustan o que quisieras que se incorpora en futuras versiones de Excel.
2. La pestaña Inicio de Excel
En “Inicio” se encuentran las opciones más del “día a día” de Excel.
De izquierda a derecha puedes ver el menú de “Deshacer” los botones para rehacer y deshacer acciones.
En el menú “Portapapeles” encuentras las típicas opciones de cortar, copiar y pegar.
En el menú “Fuente” encuentras las típicas opciones para elegir la fuente el tamaño de letra, aplicar negritas cursiva subrayado, etc. También encuentras las opciones para poner bordes a las celdas y para aplicar colores de fondo y colores a texto.
En el menú “Alineación” puedes alinear el texto de las celdas vertical y horizontalmente, combinar varias celdas en una, justificar a la izquierda o a la derecha y centrar el contenido, etc.
En el menú “Número” están las diversas opciones para trabajar con diferentes formatos de los números. Eso quiere decir aumentar o disminuir los decimales usados para números en determinadas celdas, usar un formato de porcentajes, usar un formato de monedas etc.
En el menú “Estilos” puedes trabajar por la estética de las celdas aplicando, por ejemplo, formatos predefinidos a tablas completas con distintos colores por filas. Lo mismo para el color de fondo de la celda, los bordes y otras propiedades.
También puedes aplicar formatos condicionales, es decir, que el formato de la celda dependa de sus valores. Por ejemplo: que diferentes valores tengan asignados determinados colores.
En el menú de “Celdas” puedes insertar y eliminar filas y columnas y realizar diferentes ajustes a las celdas: ajustar alto de la fila o el ancho de la columna, bloquear (proteger) y desproteger hojas enteras, etc.
En el menú de “Edición” vas a encontrar, entre otras cosas muy útiles, la famosa utilidad de Autosuma de Excel, la herramienta que seguramente más vas a usar en Excel, los filtros y herramientas para ordenar el contenido de las hojas, entre otras.
Y, por último, en el menú de “Analizar datos” se encuentra una herramienta para analizar datos y descubrir patrones en los mismos.
3. Pestaña Insertar
La pestaña “Insertar” de Excel es una pestaña con muchísimas opciones y muchas de ellas bastante avanzadas. Por eso, incluso con una ventana ancha, vas a ver las opciones comprimidas.
En el menú de “Tablas” tienes las opciones para crear tablas de Excel que, por cierto, no hay que confundirlas con rangos de celdas, sino que son objetos tipo tabla con entidad propia.
Luego están las famosos tablas dinámicas, que son un tipo de tabla muy avanzada que permite resumir, analizar y agrupar datos para realizar comparaciones y detectar tendencias en los datos.
En el menú de “Ilustraciones” puedes crear todo tipo de ilustraciones con gráficos, dibujos y formas vectoriales y los famosos gráficos SmartArt de office que permiten convertir un texto en un gráfico mucho más atractivo.
El menú de “Gráficos” está orientado a gráficos y diagramas para representar datos. Aquí puedes encontrar los típicos gráficos de barras, de líneas, de tarta, etc.
El menú “Paseos” es muy curioso: aquí puedes crear mapas tridimensionales, trazar datos geográficos y temporales en un globo terráqueo en tres dimensiones o un mapa personalizado, mostrarlo en una escala temporal y crear recorridos visuales.
Otra característica a destacar esto es el menú de los “Minigráficos”. Los minigráficos son gráficos que caben en una celda, son muy útiles para representar información en forma rápida y fácil, a la vez que resultan muy atractivos visualmente y dan una sensación muy profesional.
El menú de “Filtros” permite un filtrado avanzado de datos en la propia hoja Excel o en fuentes de datos externas como bases datos.
El menú “Vínculo” está orientado al trabajo con hipervínculos que no solamente pueden ser direcciones web, sino también referencias a otras hojas Excel.
En el menú de “Texto” vas a encontrar funcionalidades avanzadas para trabajar con texto, como WordArt o líneas de firma que son gráficos que hacen las veces de pie de firma.
Por último, en “Símbolos” dispones de un editor de ecuaciones matemáticas y un panel para seleccionar símbolos “raros” que no se encuentran en el teclado como, por ejemplo, letras griegas o fracciones matemáticas.
4. Pestaña Disposición de Página
En la pestaña de “Disposición de página” encuentras todo lo referencia a la disposición o formato de las hojas Excel, empezando por la izquierda con el menú de “Temas”.
Aquí tienes diversas opciones para trabajar con la estética de tus hojas Excel. Cabe destacar especialmente los temas, que son una especie de plantillas de “diseños prefabricados” que te permiten aplicar con un simple clic diseños atractivos a tus hojas Excel.
En el menú de “Configurar página” tienes diferentes opciones para configurar los márgenes de tu hoja Excel, la orientación, si es vertical u horizontal, el tamaño, el área de impresión, la aplicación de fondos, etc.
En el menú de “Ajustar área de impresión” tienes las diversas opciones necesarias para ajustar tus hojas Excel para conseguir un resultado óptimo cuando las imprimes.
En el menú de “Opciones de la hoja” están las opciones para visualizar las líneas de la rejilla de celdas, que están activadas por defecto u ocultarlas, en cuyo quedaría fondo completamente blanco sin las líneas de la rejilla. Puedes hacer lo mismo en la impresión te tus hojas Excel.
La opción a la derecha funciona de un modo muy similar para ajustar la visualización de los encabezados de tus hojas.
En el menú de “Organizar” puedes organizar los diferentes gráficos y formas que utilizas en tu hoja.
Por ejemplo: si usas varios gráficos o formas, muchas veces las quieres apilar de una forma determinada cubriendo las unas a las otras en un orden específico. Aquí puedes ajustar eso, junto con otras cosas como, por ejemplo, la alineación de los objetos entre sí.
5. Pestaña Fórmulas de Excel
En la pestaña “Fórmulas” de Excel, vas a encontrar opciones que te ayudarán mucho para trabajar tanto con fórmulas como con funciones.
A la izquierda del todo está el menú de “Biblioteca de funciones” donde tenemos de nuevo al icono de Autosuma y a su derecha tienes botones para poder insertar cualquier otra función de Excel.
Si te fijas bien, verás que están agrupadas por el tipo de función, funciones lógicas, matemáticas y trigonométricas, etc. Esto facilita que localices las funciones que necesitas.
En el menú de “Nombres definidos” tienes una funcionalidad utilísima: puedes asignar nombres a rangos de celdas y luego referirlas en las fórmulas por esos nombres. Eso simplifica las fórmulas a la vez que las hace más legibles.
El siguiente menú es el de “Auditoría de fórmulas”. Aquí hay unas herramientas tremendamente útiles que muy poca gente conoce, a pesar de ser muy sencillas de usar.
Por ejemplo, el rastreo de celdas. Esto quiere decir que Excel visualiza las dependencias entre celdas con flechas, algo tremendamente útil e intuitivo para depurar tus fórmulas.
También encontrarás varias otras utilidades para encontrar errores en tus fórmulas y para vigilar específicamente fórmulas de ciertas celdas que elijas para hacerles este seguimiento, algo muy útil para cálculos complejos o cálculos que son especialmente sensibles.
Por último, está el menú de “Cálculo”, dónde puedes cambiar entre cálculo manual y cálculo automático.
Excel, por defecto, se encuentra en modo de cálculo automático, quiere decir que, ante cualquier cambio en los valores de las celdas, recalcula inmediatamente todas las hojas.
Sin embargo, cuando las hojas son muy grandes y complejas esto puede llegar a provocar cierta lentitud cuando, muchas veces no es necesario recalcular siempre todo.
En este caso de situaciones te puedes plantear cambiar al modo manual dónde no se recalculan las fórmulas mientras que el usuario no lo indique expresamente.
6. Pestaña Datos de Excel
En la pestaña “Datos” encontramos todo lo referente a trabajar con diferentes fuentes de datos.
Estas fuentes pueden ser tanto ficheros como bases de datos y puedes manipularlos, por ejemplo, ordenándolos o filtrándolos, dispones de herramientas de validación e incluso para crear análisis de hipótesis y generar previsiones.
Además, es aquí donde vas a encontrar dos herramientas de análisis de datos muy importantes dentro Excel:
- El editor de Power Query, una potente herramienta de análisis y transformación de datos integrada en Excel.
- Y el famoso Power Pivot que es una potente herramienta para crear modelos de datos relacionales similares a los de una base de datos y crear cálculos con estos modelos.
Estas dos herramientas se completan con la herramienta de visualización de datos Power BI Desktop, que sustituye al antiguo Power View que ya no está disponible. Power BI Desktop es una herramienta independiente de Excel que se puede descargar gratis en Microsoft.
Estas herramientas van más allá de lo que más del 95% de los usuarios van a necesitar y que merecen su propio curso, pero aun así, conviene que sepas que existen.
Toda este enorme abanico de funcionalidad se reparte entre los menús de “Obtener y transformar datos” y “Consultas y conexiones”.
El menú de “Tipos de datos” esconde una funcionalidad muy peculiar dentro de Excel: permite conectar Excel a información de la web cómo información geográfica como países y ciudades, datos de cultura general, cómo personajes históricos o la anatomía humana, e incluso datos en tiempo real cómo cotizaciones en bolsa y de cambio de divisas.
En el menú de “Ordenar y filtrar” vas a encontrar las típicas opciones para ordenar datos de tablas por uno o más campos en orden ascendente y descendente, filtrar los datos según diferentes condiciones que tengan que cumplir sus valores, etc.
En el menú de “Herramientas de datos” encontrarás utilidades como la posibilidad de dividir los datos de una columna en varias columnas según una serie de criterios, herramientas de validación de datos que te permiten restringir los valores admitidos para una celda, lo cual permite crear desplegables y es aquí donde se accede a Power Pivot.
Aquí es dónde está la opción de “Validación de datos” que hemos creado para las listas de la imagen de arriba. Y en este vídeo te enseñamos cómo crearlas.
El tema de los colores para los diferentes valores de la lista se hace en la pestaña de “Inicio”, los detalles se explican en este segundo vídeo:
En el menú de “Previsión”, como ya sugiere su nombre, encontrarás herramientas para hacer análisis de hipótesis y crear previsiones de la evolución de conjuntos de datos.
Hay que destacar también especialmente la herramienta de esquema de este menú que permite agrupar conjuntos de filas y columnas en Excel que luego se pueden contraer y expandir.
7. Pestaña Revisar
La pestaña “Revisar”, como indica su nombre, recoge las funciones de revisión de las hojas.
En el menú “Revisión” dispones de herramientas de revisión de ortografía y gramática, un diccionario de sinónimos y estadísticas de la hoja como número de celdas con datos, fórmulas, etc.
En el menú “Comprobar accesibilidad” se encuentran opciones tanto para comprobar como para mejorar la accesibilidad de las hojas y para personas con diferentes grados de discapacidad visual.
La búsqueda inteligente en el menú de “Datos” es básicamente el buscador Bing de Microsoft, integrado en Excel y también dispones de una herramienta de traducción en el menú “Idioma”.
El menú de “Comentarios” hay diversas opciones para hacer una revisión en grupo, es decir, comentarios entre varias personas que revisan el documento. Al lado están las notas, pero están más orientadas a actuar como una información adicional permanente, más que de revisión.
En el menú de “Proteger” se encuentran diversas opciones para proteger un rango de celdas, una hoja o un libro entero con contraseña para impedir que otros usuarios puedan modificar estos elementos.
La última opción de menú de “Entrada de lápiz” permite ocultar o mostrar los posibles dibujos a mano alzada que haya podido añadir el usuario a las hojas.
8. Pestaña Vista
En la pestaña de “Vista” encuentras todas las opciones para visualizar las hojas de diferentes manera y utilidades que ayudarán a trabajar mejor.
Empezamos por el menú “Vista de hoja” que se encuentra más a la izquierda.
En este menú puedes crear vistas personalizadas de tus hojas Excel. Es importante que sepas que este menú solo se va a activar para hojas que tengas compartidas en OneDrive para SharePoint ya que es una función orientada específicamente al trabajo colaborativo.
En el siguiente menú, “Vistas de libro”, dispones de las vistas básicas con las que puedes trabajar en Excel:
La vista de hoja que es la vista por defecto, la cuadrícula de fondo blanco, el diseño de página que es una vista muy orientada a la impresión dónde puedes ver cómo va a quedar tu hoja Excel impresa, su división en diferentes páginas y los encabezados y pies de página.
La última vista la vista de salto de página que es una vista de cuadrícula completa pero qué marca dónde se terminan las página.
En la opción de mostrar puedes ocultar o mostrar las líneas de la cuadrícula, la barra de fórmulas la regla y los encabezados.
En el menú de “Zoom” dispones de las típicas opciones para ampliar o reducir el tamaño de visualización de las hojas.
En el menú de “Ventana” se encuentran diferentes opciones para organizar múltiples ventanas de Excel y además tienes unas opciones muy interesantes que te permiten inmovilizar la primera fila o la primera columna de una hoja.
Y, por último, en el menú de “Macros” puedes acceder a la herramienta de grabación de macros.
9. Pestaña Ayuda
Cómo era de esperar, la pestaña de “Ayuda” es una pestaña bastante trivial dónde puedes consultar dudas en la opción de ayuda, contactar con el soporte técnico, enviar feedback a través de la opción de comentarios o aprender Excel en la opción de mostrar aprendizaje.
La opción de novedades la verás habilita cuando Microsoft difunda novedades sobre Excel que te puedan interesar.
Opciones de visualización de la cinta de opciones
En todas las pestañas puedes acceder a las opciones de visualización de la cinta de opciones.
Despliega la flechita que está a la derecha del todo en la cinta de opciones y podrás elegir entre los distintos modos que son la pantalla completa, mostrar solo las pestañas (oculta los menús de la cinta de opciones) y la opción de mostrar siempre la barra de herramientas que se refiere a los menús de la cinta.
La última opción, “Mostrar la Barra de herramientas de acceso rápido” merece una mención aparte porque con ella puedes activar esta barra especial que se colocará justo por debajo de la zona de los menús de la cinta de opciones y encima de la barra de fórmulas.
Esta barra, que puedes ver activada arriba en la imagen, es especial porque la puedes personalizar con las opciones/botones de Excel que más usas. Así las tienes siempre a un clic.
Cómo personalizar la cinta de opciones de Excel
También puedes personalizar la cinta de opciones ampliando o reduciendo el número de pestañas.
Para ello, accede a las opciones de Excel a través de la pestaña de “Archivo”, tal como ya lo he explicado más arriba en este artículo.
Haz clic en el lado izquierdo inferior en “Opciones” (ver la imagen de arriba). Esto visualizará el cuadro de diálogo que estás viendo aquí:
En la lista de la izquierda elige la opción de “Personalizar cinta de opciones”, tal como lo puedes ver la imagen encima de este párrafo.
Esto te mostrará la parte a la derecha de esta lista. Aquí puedes añadir o quitar pestañas y añadir o quitar opciones.
En el lado derecho, en la zona resaltada, puedes ver una lista con las pestañas. Yo he marcado la opción de la pestaña “Dibujar” para que esta pestaña, que por defecto no se muestra, se muestre e incluirla aquí en este artículo.
Sin embargo, no he incluido la pestaña de “Programador” ya está dedicada a opciones muy avanzadas, relacionadas con la programación en Visual Basic dentro de Excel, algo que ya se sale de nuestro ámbito de nivel usuario y entre en el ámbito de los desarrolladores de software.
No obstante, en este artículo sobre la pestaña de programador de Excel, tienes información detallada.
Con los botones de las flechitas a la derecha de todo puedes cambiar los menús dentro de las pestañas de posición.
Cómo he incluido la pestaña de dibujar, veamos que se puede hacer con esta pestaña que creo que va a ser también de tu interés.
Cómo mostrar las pestañas de Dibujar y Programador en Excel
En la pestaña “Dibujar” vas a encontrar herramientas que te permiten dibujar a mano alzada.
Aquí veo necesario comentar que, aunque estas herramientas se pueden utilizar con el ratón, lo recomendable es utilizar un lápiz de tableta gráfica, ya que las herramientas orientadas al reconocimiento de escritura con un ratón van a funcionar muy regular.
Existen tabletas como ésta (la que yo uso personalmente) que por muy poco dinero te dan un producto de nivel profesional que merece muchísimo la pena.
En el menú de “Herramientas de dibujo” tienes las herramientas básicas que son varios tipos de lápices y rotuladores que te permite dibujar libremente encima de la hoja, un borrador y un marcador que, a diferencia de los anteriores, permite ver el fondo.
A la derecha del todo se encuentra el lápiz de acción que convierte la escritura de forma inmediata en caracteres o dígitos de ordenador.
Además, tienes la flechita que permite seleccionar objetos y el lazo que permite seleccionar objetos trazando libremente el área seleccionada.
El menú “Táctil” solo tiene la opción de “Dibujar con el dedo” que permite conmutar entre el modo en el que estás dibujando y el modo en el que estás editando de forma normal
En el menú “Convertir” tienes opciones para seleccionar con el lazo una parte de un dibujo que has creado previamente y convertirlo en texto y/o formas. Es decir, reconoce escritura, pero también formas geométricas como un círculo, triángulo o rectángulo, por ejemplo.
Al lado está una opción para ecuaciones matemáticas. Es un editor de ecuaciones donde tú dibujas a mano la fórmula y la herramienta la reconoce con sus correspondientes símbolos.
Y por último está el menú de “Reproducción” que permite reproducir una animación ver los trazos qué has realizado en tu dibujo.
