La función SUBTOTALES permite calcular el subtotal en una lista de valores de una hoja Excel o una base de datos.
Lo que la convierte en una función especialmente versátil y útil es el hecho de que permite aplicar diferentes operaciones a aplicar a esos valores y que le permite diferencias entre valores visibles y ocultos en las opciones.
Veámoslo:
La sintaxis de la función SUBTOTALES es como sigue:
=SUBTOTALES([código],[referencia 1],[referencia 2])
Los parámetros funcionan de la siguiente manera:
- Código (obligatorio): es el código de operación (número del 1 al 11 y del 101 al 111) que indica la función Excel utilizada en el cálculo (SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.).
- Referencia 1 (obligatorio): la celda o rango (normalmente rango) con los valores con los que operar.
- Referencia 2 (opcional): un segundo rango de valores adicionales a considerar.
Hay dos rangos de códigos para las funciones: uno operará sobre todos los valores del rango de celdas especificado y el otro sólo sobre aquellas que sean visibles.
Los códigos función para operar con las celdas sean visibles o no son los siguientes:
- PROMEDIO
- CONTAR
- CONTARA
- MAX
- MIN
- PRODUCTO
- DESVEST.M
- DESVEST.P
- SUMA
- VAR.S
- VAR.P
Los códigos para operar con las celdas independientemente de su visibilidad son los siguientes:
- PROMEDIO
- CONTAR
- CONTARA
- MAX
- MIN
- PRODUCTO
- DESVEST.M
- DESVEST.P
- SUMA
- VAR.S
- VAR.P
Veámoslo mejor con un ejemplo: tenemos la siguiente hoja de cálculo de una pequeña tienda de perfumería:
Fíjate en la zona resaltado arriba en naranja con la fórmula que hemos aplicado en la celda de totales que puedes ver seleccionada en la imagen:
=SUBTOTALES(109;E2:E4)
109 es el código que especifica la función SUMA, pero, además, indica a SUBTOTALES que SUMA sólo debe tener en cuenta los valores visibles.
¿Qué hemos ganado con respecto a utilizar directamente la función SUMA?
Pues que si ahora usamos el filtro y queremos ver las cifras de un determinado producto, a diferencias de cómo sucedería con la función SUMA normal o con el código 9 para SUBTOTALES, vamos a ver la suma aplicada solamente al subtotal correspondiente a ese producto:
En el ejemplo hemos filtrado por las cremas y jabones. Gracias a que subtotales nos permite operar sólo con las filas visibles, podemos obtener fácilmente los subtotales para estos productos.
