La necesidad de hacer referencias a otras hojas en Excel es algo que tarde o temprano te vas a encontrar conforme vas avanzando con tus habilidades en Excel.
Es realmente sencillo hacerlo, pero hay algún que otro detalle importante a tener en cuenta para no cometer errores.
¿Qué encontrarás aquí?
Veamos entonces cómo se hace.
Referencias a celdas individuales de otra hoja Excel
La regla general es muy sencilla: se antepone el nombre de la hoja (esa que ves en la pestaña de la hoja) seguido de una exclamación.
Es decir, si tenemos, por ejemplo, las hojas “Gastos”, “Ingresos” y “Beneficios”, y queremos referenciar la celda B4 que se encuentra en la hoja “Ingresos” desde la hoja “Beneficios”, la referencia sería como sigue:
Ingresos!B4
Si el nombre de una hoja tuviera espacios en blanco, debes usar comillas simples ('):
'Nombre de hoja con espacios'!A1
Te recomiendo como buena práctica evitar espacios en los nombres de las hojas y mantener los nombres lo más cortos posible.
Si, por alguna razón, vas a usar nombres con espacios en las hojas, no te olvides de entrecomillarlos, de lo contrario, Excel te dará errores.
Referencias a rangos de celdas en otra hoja Excel
También podemos referenciar rangos de celdas en otra hoja Excel. Recordarás que los rangos se indican con los dos puntos “:” en Excel.
Aplicar esto a una hoja diferente sigue la misma lógica. El rango B6:D6 de la hoja Gastos comprende los gastos totales de los meses de enero a febrero y se podría referenciar en principio como:
Gastos!B6:Gastos!D6
Aunque Excel admite hacerlo así, es algo redundante. Lo suyo es referenciar el rango así:
Gastos!B6:D6
En el ejemplo anterior, podríamos usar esto, por ejemplo, para totalizar los trimestres:
De todos modos, en este caso, sería un mejor diseño no totalizar desde la hoja de beneficios, sino totalizar los ingresos y gastos de cada trimestre en cada una de las respectivas hojas y luego referencias solo las celdas totalizadas de cada una de estas hojas en la hoja de beneficios.
Es decir, he utilizado un diseño “malo”, pero me sirve mejor como ejemplo.
Crear referencias a otras hojas Excel visualmente
Un truco muy útil que muy poca gente conoce es que puedes coger las referencias de otras celdas de una manera puramente visual, sin teclearlas expresamente.
Apliquémoslo al ejemplo anterior. Para ello voy a borrar el rango de la segunda función de la fórmula SUMA de modo que quería así:
Cerciórate que quede exactamente tal como lo estás viendo en la imagen de arriba.
Ahora haz clic con el ratón en la pestaña de “Gastos” y seleccionas el rango de celdas B6:D6 tal como ves en la siguiente imagen:
Deberías ver cómo Excel introduce automáticamente el rango en la fórmula de arriba que sigue siendo la de la hoja “Beneficio”. Falta solamente el paréntesis final para cerrar la fórmula.
Si haces clic en la tecla “Entrar” desde la hoja de gastos, Excel mostrará una advertencia de un posible error que ofrece corregir, pulsa de nuevo la tecla “Entrar” para seguir adelante y Excel ya completa la fórmula con el paréntesis final y cambia a la hoja “Beneficio” como hoja activa.
Y con esto hemos terminado. Ahora deberías ver el resultado de los beneficios del primer trimestre en la celda D3 (9.361€) tal como ya lo habíamos visto antes más arriba en la segunda imagen.
