La necesidad de seleccionar sólo las celdas visibles en Excel te va a surgir rápidamente en cuanto trabajes con hojas de cálculo un poco grandes porque vas a tener que reducir los datos a vistas más resumidas, con filtros, agrupaciones, etc.
En muchas ocasiones, vas a querer hacer operaciones sólo con estos datos, no con todo el detalle de las celdas que has ocultado en la hoja.
Sin embargo, en muchas de estas ocasiones te vas a encontrar que Excel, por defecto, te selecciona toda la información, incluida la oculta, aunque no lo veas en la hoja.
Te vas a dar cuenta, por ejemplo, cuando al copiar y pegar esta información, aparece con todo el detalle, que en principio tenías oculto, en el destino donde la has pegado.
Afortunadamente, Excel tiene una solución muy fácil.
Se hace en un segundo si sabes cómo. Veámoslo con un ejemplo:
Como puedes ver, se trata de un estadillo de ventas, organizado por años, con los subtotales de cada año. Queremos usar esta información en otra hoja, pero no nos interesa el detalle, sólo los resultados de cada año.
Es decir, nos interesa la vista con la información resumida. Esto lo resolvemos fácilmente con la agrupación plegando las agrupaciones por años:
Esa es la información con la que queremos trabajar.
Sin embargo, si seleccionas ahora las celdas de la tabla, las copias y las pegas, vas a ver que se pega todo el contenido, tal como se ve en la primera imagen, con todo el desglose.
¿Qué podemos hacer?
Fácil.
Primero, selecciona las celdas a copiar.
Usa la opción de “Buscar y seleccionar” del grupo de opciones “Edición” de la pestaña “Inicio”:
Si haces clic en esta opción, te mostrará el menú que ves desplegado en la siguiente imagen:
En este menú, vete a la opción de “Ir a Especial…”.
Esto te mostrará el cuadro de diálogo que estás viendo en la imagen de arriba.
Selecciona la opción de “Sólo celdas visibles” y haz clic en “Aceptar”.
Ahora tendrás sólo a las celdas con los resultados anuales en el portapapeles. Es decir, a diferencia, de antes, si las pegas ahora, verás una tabla similar a la tabla plegada.
Objetivo conseguido. 😉
Un atajo de teclado para seleccionar celdas visibles
Un para rematar te voy a dejar un atajo de teclado de esos que “molan”: puedes seleccionar las celdas visibles sin abrir el cuadro de diálogo “Ir a Especial”.
Esto se hace con la combinación de teclas ALT + “,”.
Selecciona el rango de celdas en cuestión, aplica el atajo de teclado y verás como han quedado seleccionadas las celdas visibles y al copiarlas y pegarlas no se copian las ocultas.
