Cómo personalizar el formato de celdas en Excel es de esas cosas que hay que saber manejar sí o sí en Excel.
No puedes decir que “sabes Excel” si no manejas razonablemente bien el formato de celdas. Y no es difícil, pero hay formatos y algunos de ellos permiten una personalización del formato de celdas muy detallada.
¿Qué encontrarás aquí?
- Cómo aplicar un formato de celdas en Excel
- ¿Cuáles son los diferentes formatos de celda de Excel y para qué sirven?
- 1. El formato general de Excel
- 2. El formato número de Excel
- 3. Trabajar con dinero: formato de moneda en Excel
- 4. Cómo usar el formato contabilidad en Excel y diferencias con “moneda”
- 5. El formato fecha en Excel
- 6. El formato hora en Excel
- 7. Cómo usar el formato porcentaje de Excel
- 8. Cómo usar el formato Fracción de Excel
- 9. Qué es el formato Científico del Excel y cómo usarlo
- 10. El formato Texto de Excel
- 11. El formato Especial de Excel
- 12. Cómo personalizar formatos en Excel
- Usar códigos de formato personalizados
- Ejemplos práctico de uso de formatos de celda
Pero no te preocupes, como en todos los demás temas, aquí te cuento todo lo que necesitas saber. Y en este artículo en particular nos vamos a centrar en el formato de celdas para números en Excel.
Cómo aplicar un formato de celdas en Excel
Para aplicar un formato de celdas, haz lo siguiente:
- Selecciona la celda o celdas a las que quieras aplicar el formato.
- Haz clic con el botón derecho.
- Ahora haz clic en el menú “Formato de celdas…”.
Si has hecho todo bien, debe salir el siguiente cuadro de dialogo:
Ahora, aplicar el formato es tan simple como elegir el formato que quieras usar y hacer clic en “Aceptar”.
En la lista del lado izquierdo encuentras los formatos básicos y en el lado derecho las posibilidades de personalización de cada uno.
Como son bastante, vamos a verlos en detalle en el resto del artículo, pero veamos antes en un momento también como copiar un formato de celdas ya creado de una celda a otra(s) que es algo que en la práctica vas a hacer con mucha frecuencia.
¿Cuáles son los diferentes formatos de celda de Excel y para qué sirven?
Visto esto, ya estamos preparados para repasar cada uno de los formatos, explicarte qué hace y cuándo usarlo.
1. El formato general de Excel
El formato general es el formato de celda predeterminado de Excel. Es el que se aplica automáticamente cuando escribes algo en una celda, textos o números.
No hace nada especial, salvo dos cosas:
- En el caso de un número, cuando la celda no es lo suficientemente ancha para mostrarlo entero, lo redondea con decimales.
- Además, usa la notación científica (exponencial) para los números con 12 o más dígitos. Por ejemplo: “12438498754987500000” se convertiría en “1,24385E+19”.
2. El formato número de Excel
El formato de número se usa para números “normales”. Puede tener o no tanto decimales como quieras y se pueden representar en rojo cuando son negativos para guiar mejor la vista.
3. Trabajar con dinero: formato de moneda en Excel
Si te vas al formato de moneda, verás las mismas opciones, pero, además, puedes especificar el símbolo de la moneda a utilizar:
4. Cómo usar el formato contabilidad en Excel y diferencias con “moneda”
A continuación, queda el formato de contabilidad.
Éste tiene la peculiaridad que aplicar formatos de texto tipo alinear a la izquierda, centrar o alinear a la derecha no produce efectos en el formato de la celda. En cambio, con el formato moneda sí los produce. Además, carece de la posibilidad de mostrar números negativos en rojo automáticamente.
Es decir, permite representar monedas como el formato monera, pero con menos opciones.
5. El formato fecha en Excel
La finalidad del de formato fecha en Excel es bastante evidente. Aplica el formato de fechas a un valor según las preferencias del usuario y el país en cuestión.
En EEUU, por ejemplo, se suele utilizar el mes como primer parte de la fecha cuando en Europa lo es el día. Así, el 05-01-2025 sería el 5 de enero en Europa, pero el 1 de mayo en EEUU.
Ese es el fin de este formato: automatizar estos aspectos para el usuario y tenerlos en cuenta para hacer las operaciones correctamente, por ejemplo, al ordenar una tabla por fechas.
Además, de esto le da un amplio margen de personalización al usuario de cara a sus preferencias. Por ejemplo, si prefiere una representación puramente con números o, en cambio, prefiere que se usen los nombres de los meses.
6. El formato hora en Excel
El formato de hora en Excel tiene los mismos objetivos que el formato de fecha, simplemente lo que cambia ya son los aspectos específicos relacionados con las peculiaridades de la representación del tiempo.
7. Cómo usar el formato porcentaje de Excel
El formato porcentaje de Excel es de los más simples: simplemente representa un número con decimales en el equivalente como porcentaje. Por ejemplo, el número 0,13 pasaría a verse como 13% tras aplicarle este formato.
El único ajuste que tiene este formato es la precisión del porcentaje, es decir, el número de decimales que puede usar.
8. Cómo usar el formato Fracción de Excel
El formato fracción de Excel es uno de esos formatos peculiares.
Su objetivo es trabajar de una manera más cómoda y natural con fracción o representar números con decimales como fracciones, es decir, representar a los números con un formato A/B.
Mi recomendación para este formato es que experimentes un poco las distintas opciones porque resulta bastante más intuitivo para entender este formato que una explicación “teórica”.
9. Qué es el formato Científico del Excel y cómo usarlo
Otro formato muy peculiar es el formato científico o de notación exponencial. Aquí se reemplaza una parte del número por E+n, donde E (exponente) multiplica el número por 10 elevado a n.
Por ejemplo: un formato científico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la décima potencia.
También en este formato puedes ajustar el número de decimales a utilizar.
10. El formato Texto de Excel
El formato de texto es, junto con el general es más simple de todos: trata el contenido de una celda siempre como texto.
No obstante, si realizas operaciones matemáticas con números efectivamente las va a hacer, es decir, no pierde la capacidad de realizar cálculos por ser los valores con formato texto.
11. El formato Especial de Excel
El formato especial de Excel es, en realidad, una pequeña colección de formatos muy utilizados como códigos postales o número de teléfono, adaptados al país en cuestión.
Así, si aplicásemos, por ejemplo, un formato de código postal para España y escribiésemos el número 4343 en la celda, lo cambiaría automáticamente a 04343 al tener los códigos postales 5 dígitos en España.
12. Cómo personalizar formatos en Excel
El formato más complejo de todos es, como no podía ser de otra manera, el formato de personalizado de Excel.
Este formato permite construir una enorme variedad de formatos diferentes, incluidos los que ya hemos visto aquí como fechas, horas, monedas… Es muy potente, sin embargo, la contrapartida es que esto ya es algo que ya requiere un poco más de tiempo para aprender a manejarlo.
En este sentido, ya se sale del ámbito que pretende abarcar este artículo y te remito a contenidos más especializados sobre este tema.
Usar códigos de formato personalizados
Los código de formato son caracteres especiales que permiten configurar el formato de la celda completamente a medida para tus necesidades.
Los más usados son los siguientes:
- #: representa a un número. Después de la posición decimal, permite especificar el número de posiciones decimales (tantas como símbolos). Por ejemplo: “#,##” representaría número como 345,13.
- ?: representa a un espacio para un digito y si no se usa, lo rellena con un espacio en blanco.
- 0: representa a un espacio para un dígito y si no se usa, lo rellena con un cero.
- DD: representa al día en una fecha.
- MM: representa a un mes en una fecha.
- AAAA: representa al año en una fecha. Con AA se puede representar el año con dos dígitos.
Ejemplos práctico de uso de formatos de celda
Como siempre, finalizamos con un pequeño ejemplo práctico. En este caso, volvemos a recurrir a nuestra tiendecita de churros.
Aplicar formatos personalizados estándar
Nos encontramos en un momento con la tienda recién abierta y aun organizándose. Como no tiene todavía un software de gestión para las ventas, se apañan mientras tanto con un portátil y esta hoja Excel en la que siguen de momento los pedidos de cara a su contabilidad:
Ilustración 4 - Ejemplo de uso del formato de celdas.
Aquí ves que hemos usado el formato moneda con dos decimales para la representación de los importes en euros.
En el número de unidades se considera que tienen que ser siempre unidades enteras, no fracciones, así que aquí se ha usado un formato de número sin decimales.
Y finalmente también hemos usado un formato de porcentaje para los descuentos. Fíjate cómo estamos calculando con el porcentaje como si fuera un número con decimales.
Es decir, para restar el descuento al precio estamos usando la fórmula precio *(1-descuento). Con un descuento del 5% esto se convierte en precio * (1-0,05) que es igual a precio * 0,95 que es equivalente a restarle un 5% al precio.
Crear códigos de formato a medida
Veamos ahora varios ejemplos de códigos de formato creados ad hoc. Estos códigos de formato los hemos usado junto con la función TEXTO que es su forma de aplicación más común:
Fíjate primero en la fila 2, aquí el código de formato “#,##” representa a un número con dos decimales.
En las siguientes dos filas puedes ver variantes con los códigos de formato con diferentes rellenos (espacios en blanco y ceros) para las posiciones de dígitos no cubiertas.
En la fila 5 se está interpretando el número como una fecha, pero, además, le cambia el formato de la fecha del formato europeo usado en el valor original, día/mes/año, al formato de fechas mes/día/año usado en otros países como EEUU, por ejemplo.
En la siguiente fila introducimos una variante de formato del año con sólo dos dígitos.
Y en la última fila puedes ver un ejemplo del uso tipo de la función TEXTO usándola con una concatenación de otro texto.
