El modificar el formato de las celdas de Excel es algo que puede ayudarnos mucho a la hora de visualizar los datos y que podemos retocar muy fácilmente.
Por eso, en este post, vemos cómo modificar el formato de las celdas de nuestra hoja de Excel.
¿Qué encontrarás aquí?
Vamos allá 😊
¿Cómo usar los formatos de celda en Excel?
Hay dos maneras de acceder a los formatos de celda: la primera es a través del menú de Excel, allí tienes un montón de opciones dedicadas a diferentes formatos que luego detallo más abajo.
Esta vía es la más rápida y la conveniente en el 80% de los casos. Pero se encuentra limitada a los formatos más típicos. Si quieres acceder a todas las posibilidades de los formatos de celdas, accede con la flechita en la esquina inferior derecha de los menús de formato o de la siguiente manera:
- Selecciona la celda o celdas a las que quieras aplicar el formato.
- Haz clic con el botón derecho.
- Ahora haz clic en el menú “Formato de celdas…”.
Si has hecho todo bien, debe salir el siguiente cuadro de dialogo:
En este artículo de explicaré los diferentes formatos usando los menús ya que voy a dar solamente una visión general de los diferentes formatos que existen y resultará más fácil y rápido para entenderlo.
Pero si te interesa explorar alguno concreto más a fondo ya sabes que la vía es a través del cuadro de diálogo “Formato de celdas”.
¿Qué formatos de celdas existen en Excel?
En este apartado veremos cada uno de los apartados que marcan los formatos de Excel uno por uno y algunos ejemplos de cómo funcionan.
El formato de celdas “Número”
El formato de celdas de tipo número sirve, como su nombre indica, para dar formato al contenido que es número y así poder hacer operaciones o mostrar los datos de una forma más sencilla.
Por ejemplo, si tenemos un Excel de una tienda y nos muestra sus resultados anuales, podremos ver una columna de ingresos y que estos datos aparezcan como moneda, y otra columna de variación, que compare los resultados con años anteriores, donde el dato aparezca como un “%”.
El formato de celdas de tipo número lo encontramos en la pestaña de “Inicio” y en el apartado de “Número”.
Desde aquí podemos establecer el formato del contenido (moneda, fecha etc.).
Justo debajo hay cuatro opciones:
- En la primera opción, que tiene forma de billete, si el contenido es dinero podemos seleccionar el tipo de moneda (euros, dólares etc.).
- En la siguiente opción, con forma de porcentaje, podemos establecer si el contenido de la celda es un porcentaje.
- En la siguiente opción, que tiene forma de ceros, podemos añadir formato con puntos como separadores de las centenas y dos ceros como decimal al final del número.
- En las siguientes dos, podemos añadir o quitar los decimales que se muestran en la celda.
Para más detalles sobre los formatos de celda para números consulta este post, aquí te los explicamos cada uno en detalle:
Formato de celdas para números en Excel
No puedes no dominar el formato de celdas en Excel. Así que, si no te lo sabes, ya estás entrando a leer este artículo 😉
El formato de celdas “Alineación”
La alineación es el formato que le damos a los datos dentro de su celda. Es decir, si están más ajustados a uno de los márgenes o en el centro, o la sangría (entre otros ejemplos que veremos a continuación).
La alineación que viene por defecto en Excel es la de números a la derecha y texto a la izquierda, pero es posible cambiarlo desde la pestaña de “Inicio” y en el apartado de “Alineación”.
Otra forma de llegar hasta la alineación de las celdas es desde el cuadro de diálogo “Formato de celdas”, dentro de la sección “Alineación”.
Los diferentes formatos de alineación que encontramos en Excel son vertical y horizontal.
- La alineación vertical desde la que podemos configurar a que altura va a estar el contenido de la celda respecto a sus márgenes. Puede estar pegado al margen superior, en el medio o pegado al borde inferior.
- La alineación horizontal es desde donde modificamos si el contenido está ene l centro de la celda o pegado a cualquiera de los dos márgenes, izquierdo o derecho.
En cuanto a la orientación, podemos girar el texto en el ángulo que queramos. Esto puede ser de gran utilidad cuando queremos cuadrarlo con una columna o con un determinado contenido.
Lo que encontramos justo debajo de la orientación, la sangría, podemos aumentar o disminuir el borde la celda respecto a su contenido.
En el apartado de ajustar texto podemos configurar que, si un texto es muy largo y no cabe en su totalidad dentro de la celda, este ajustará el contenido para que se muestre en varias líneas (creciendo el grosor de la celda).
En el apartado de combinar y centrar podemos, como dice el propio nombre, combinar las celdas seleccionadas para convertirlas en una sola celda, y que, además, centrará el contenido.
El formato de celdas “Fuente”
La fuente de celda de Excel es la tipografía y la estética que le damos a los datos de Excel.
La fuente que viene predeterminada en Excel es el tipo Calibri con tamaño de 11, pero nosotros podemos utilizar la configuración que queramos, siguiendo cualquiera de estos tres caminos:
- La que más “a mano” encuentras, en la pestaña de “Inicio”, dentro del apartado de “Fuente” puedes configurar la tipografía de texto, el tamaño o el estilo (cursiva, negrita etc.).
- Cuando tienes seleccionado el texto, en la barra de opciones que aparece.
- En el cuadro Formato de celdas encontramos.
Un truco que puedes utilizar si quieres ahorrar tiempo es aprenderte estos comandos y hacer la configuración con el teclado:
- Negrita: Ctrl + N
- Cursiva: Ctrl + K
- Subrayado: Ctrl + S
Cómo aplicar bordes y rellenar celdas en Excel
Otra de las opciones que nos permite modificar la estética de una hoja de Excel es la de aplicar bordes (o quitárselos) a cada una de las celdas.
Esta opción la encuentras en la pestaña de “Inicio”, en el apartado de “Fuente”, entre el estilo de la tipografía y su color.
Si hacemos clic en ese botón, se despliega un menú en el que podemos elegir muchas opciones, entre las que está resaltar cada uno de los márgenes de la celda, resaltar todos, o quitar todos y que no exista ningún margen.
Justo al lado tenemos un botón con el que podemos modificar el color de relleno de la celda.
Con esta opción puedes modificar la estética de tu hoja de Excel resaltando, por ejemplo, un título en otro color.
Cómo poner y quitar bordes a las celdas de Excel
Aquçi te explicaré cómo poner, modificiar y eliminar bordes en celdas de Excel para destacarlas o hacerlas más atractivas visualmente.
Más información en el artículo de arriba.
Cómo copiar un formato de celdas
Copiar un formato de celdas se hace igual que en el resto de las aplicaciones Office:
- Seleccionas el elemento (la celda Excel en nuestro caso) cuyo formato quieres copiar.
- Haces clic en el icono de brocha señalado en la imagen de abajo. Verás que el cursor del ratón cambia, se ha “cargado” con el formato a copiar.
- Seleccionas los elementos a los que vas a aplicar el formato y ya queda aplicado.
Esto es una operación tan frecuente que posiblemente que ya la hayas hecho alguna vez, como, por ejemplo, al copiar el formato de un título en Word a otra línea de texto.
Cómo copiar el formato de celdas en Excel
Copiar el formato de celdas en Excel es muy fácil, aquí te explico cómo funciona, junto con algunos trucos muy útiles.
En cualquier caso, en el artículo de arriba tienes más ejemplos.
Aprovecha los estilos de celda de Excel
Los estilos de celda de Excel no son formatos de celda estrictamente, sino la aplicación de una combinación de varios de ellos.
Es decir, podríamos llegar a ellos modificando cada una de las opciones que hemos visto en el post, pero que Excel ha prediseñado estos estilos para que podamos aplicarlos directamente y así ahorrar tiempo.
Si quieres aplicarlos ve a la pestaña de “Inicio” al apartado de “Estilos” y luego “Estilos de celda”.
Aquí los puedes ver, clasificados por colores, por si son títulos, texto, etc. Puedes previsualizar cada estilo pasando el ratón por encima de él, y si lo quieres aplicar hacer clic.
También tienes la posibilidad de crear un nuevo estilo tú mismo y guardarlo para usarlo cuando lo necesites.
Ejemplo práctico de algunos formatos de celda
En este ejemplo vamos a suponer que nos gusta mucho la gastronomía y que hemos creado un sistema de reseñas de bares y restaurantes, con la nota qué le ponemos a la comida y agrupados por ciudades.
Todo el texto está ajustado y los títulos (“Restaurantes España” y el nombre de las comunidades autónomas) están combinados y centrados.
Por otra parte, hemos rellenado algunas celdas de otros colores para marcar la estructura de la hoja de reseñas, y para que podamos localizar de un vistazo rápido los que más nos han gustado hemos puesto el color verde a los que tiene la nota más alta, naranja a los medios y rojo a los que no nos han gustado.
Esto ultimo lo hemos hecho con los estilos prediseñados de Excel que vemos visto en el otro apartado.
Más lecturas sobre formatos de celda
Para dominar los formatos de celda a fondo, te recomiendo, además, mucho la lectura de estos artículos que profundizan aún más en este tema:
Formato de celdas para números en Excel
No puedes no dominar el formato de celdas en Excel. Así que, si no te lo sabes, ya estás entrando a leer este artículo 😉
Formato de celdas personalizado en Excel
Los formatos de celda es de esas cosas que hay que saber manejar sí o sí en Excel. Aquí te enseño a dominarlos.
