Cómo contratar lo que no sabes hacer como trabajo freelance


Este post es un post de invitado de Alberto Mera. Alberto es un emprendedor vocacional que ha montado 7 startups en 4 años y relata sus vivencias en su blog, Ventureros.com.

He pagado más de 10.000€ a freelancers de todo tipo. He trabajado con indios, filipinos, colombianos, americanos, rusos y alguno más que no recuerdo. También he subcontratado cosas que no debería haber subcontratado.

como contratar trabajo freelance

Imagen de Shutterstock - © Wolfgang Zwanzger

Las grandes empresas fueron rápidas en aprovechar la globalización. Al individuo, sin embargo, parece que le cuesta más darse cuenta de que hay centenares de personas dispuestas a ofrecer sus servicios en un mercado en el que no hay tantos demandantes.

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El problema de la vida 2.0

Los negocios por internet siempre me parecieron interesantes, pero lejanos. Desde fuera se me antojaba algo para otro tipo de personas, para gente que supiera manejarse entre líneas de código indescifrables para el no iniciado.

Sin embargo, me parecía injusto no poder acceder a ese gran mundo sólo porque elegí mal mi carrera.

¿Qué pasa si tengo una idea que me gustaría probar o si quiero montar un negocio online? ¿Tengo que gastarme miles de euros en un desarrollador? ¿O tengo que tratar de encontrar un socio tecnológico que de alguna forma comparta mis aspiraciones y se alíe conmigo para hacer casi todo el trabajo sin cobrar nada?

Ninguna de estas dos posibilidades me parecía potencialmente exitosa.

Y es que, cuando no tienes ni idea, hasta la cosa más simple parece tarea imposible. En una ocasión contraté a un freelancer para que pusiera texto sobre una imagen. Puede parecerle estúpido a muchos, pero es que no sé usar un editor de imagen.

Y no quiero aprender. No es cabezonería, es sólo que creo que mi esfuerzo debe dedicarse a otras cosas que sí se hacer. Cuando únicamente te dedicas a hacer lo que tienes que hacer, lo que solamente tú puedes hacer, tu productividad se multiplica.

Una vez estaba navegando en canoa por el mar, cerca de la costa. Era bastante aburrido pues no había olas, pero ví que rompían más adentro. Allá que fuí, dispuesto a montar sobre las olas y disfrutar de su empuje. No me paré a pensar por qué las olas rompían allí y no más cerca de la costa.

Me caí de la canoa tras una fuerte ola y me hundí un par de metros; mientras ascendía, noté una roca que llegaba casi hasta la superficie. Vale, por eso rompían ahí. No me había ensartado en ella por centímetros.

La misma actitud disidente (o inconsciencia) fue la que me llevó a contratar indios (entre otros) para todos mis proyectos. Sin embargo, más de 40 freelancers después, aún no he tenido ningún susto.

Al empezar a interesarme por el mercado internacional de freelancers no tardé mucho en descubrir dos cosas:

  1. Las posibilidades que tenemos por el hecho de ser occidentales.
  2. La injusticia de un mercado que, para variar, es injusto a favor del individuo de a pie.

¿Qué puede hacer un freelancer por ti?

En breve: Evitarte dolores de cabeza.

En extenso: La informática puede parecerle sencilla a muchos. En cierto modo, no dista mucho de las matemáticas o la contabilidad: tú pones las cosas en el orden correcto y, lógicamente, el resultado es el que buscas. A nada que te pongas un poco a ello, descubres la triste verdad de que pocas veces es así.

Instalas WordPress en cinco minutos, eliges un tema y empiezas a personalizarlo. Algo no sale bien, una imagen se corta, el tamaño de los headers de tus posts sale a letra 88, no sabes cómo poner un eBook en una página y que se quede ahí fijado…

A cada cosa que intentas le pones el máximo mimo, pero por algún extraño contubernio sombrío de los creadores de internet, siempre falla algo. Es frustrante. Y, amparado por ese halo de misterio que rodea a todo lo tecnológico, cualquier cambio o desarrollo puede costar una pasta. Es aquí cuando la globalización juega a tu favor.

Si estás en España (o en cualquier otro país con una moneda “fuerte”) puedes hacer como hacen las grandes empresas y aprovecharte de este regalo que te ha dado la vida acudiendo a trabajadores cualificados de otros países con una moneda más débil.

captura freelancer

Freelancer es un ejemplo de un portal de trabajos freelancers en español. Hay muchas opciones similares en el mercado.

En efecto, lo que estarías haciendo es pagar menos por un servicio similar. Pero, es más, y ésto va para todos tengan la moneda que tengan: al ampliar tus fronteras, entras en un mercado donde hay más oferta que demanda, lo cual, por si no vienes de economía, significa que los compradores tienen el poder.

No importa el problema que tengas, sea grande o pequeño, simple o complejo; si comprendes cómo funciona este mercado es como si pudieras hacer la compra a precios de mayorista. No habrá nada que no puedas conseguir por menos de lo que piensas. Y, una vez controlado, podrás dedicarte a éso que sólo tú puedes hacer, ya sea crecer tu marca personal como fotógrafo o vender naranjas de Valencia por el mundo.

¿Cómo se trabaja con freelancers en España y fuera? Caso real

Como ya te puedes imaginar, trabajar con freelancers tiene su peculiar dinámica. Veamos en detalle cómo funciona.

¿Qué le puedes pedir a un freelancer?

Tardaríamos menos citando lo que no puedes pedirles. En la página que yo uso puedes encontrar desde desarrollo web/app, hasta contabilidad, pasando por servicios legales, fuerza de ventas, traducción, diseño, escritores, análisis científicos, etc.

Pese a mi afán por experimentar, aún no he probado todos, pero sí unos cuantos. Sobre todo en el área de desarrollo web y diseño.

¿Dónde encontrarlos?

Existen varios marketplaces de freelancers donde encontrar la persona que buscas como Freelancer, Nubelo o Twago.

Es importante acudir al mercado que presente la mayor oferta de freelancers; sólo así podrás beneficiarte del efecto escasez en la demanda.

Yo siempre he usado Upwork; suelo conseguir de 10 a 30 ofertas para realizar mis proyectos en solo unas horas y los frelancers son conscientes de la competencia, de modo que no es raro que algunos se presten a hacerlo por menos de lo que ofrecía pagar en un principio. El caso real que explicaré a continuación está ilustrado con ejemplos de su página.

Freelancer es otro gran mercado que tiene la ventaja para muchos de estar en español. Si no tienes ni idea de inglés, recomendaría esta plataforma.

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Sin embargo, a nada que te defiendas un poco con el idioma, intenta publicar tus demandas de trabajo en inglés (ya sea en Upwork o en Freelancer) para así acceder a un mercado 50x más grande. Esto es, más ofertas, menores precios y mayor poder para ti como comprador de servicios. Casi todas las negociaciones se harán por chat, de modo que no debes preocuparte si hablar inglés es un problema. Por escrito es más sencillo.

Crear una cuenta

El proceso es el típico: puedes registrarte para publicar una oferta de trabajo o como freelancer si lo que quieres es apuntarte a realizar trabajos. Al registrarte, eso sí, te piden una tarjeta o cuenta bancaria o de Paypal (no temas, usar estas plataformas es gratis; sin embargo, a los freelancers hay que pagarles).

Procura no usar tu correo principal si puedes evitarlo, pues algunos freelancers intentarán contactar contigo a través del correo en lugar de usando la plataforma. Yo prefiero que no me escriban, la verdad.

Lo de la cuenta es necesario porque de ahí es de donde saldrán los fondos para pagar a los freelancers. Sin embargo, todos los pagos van a través de Escrow, que es un servicio que actúa como depositario del dinero mientras el freelancer está llevando a cabo el encargo.

Cuando estés plenamente satisfecho con el trabajo realizado, podrás liberar esos fondos para que le lleguen al freelancer. Ésto, como verás más adelante, te da bastante poder.

Publicar una oferta de trabajo

Lo primero es elegir la categoría y subcategoría en la que se encuadra el trabajo que quieres: desarrollo web, traducción, análisis, diseño, introducción de datos, etc. En el ejemplo busco un desarrollador web para llevar a cabo un trabajo en mi blog.

contratar freelance paso1

Primer paso del proceso de publicación de una oferta de trabajo. Aquí es fundamental seleccionar una categoría adecuada y redactar una descripción clara y precisa de lo que quieres contratar.

Como en todo aquello que quieres que destaque, es importante elegir un buen título que exprese resumidamente lo que quieres.

A continuación debes explicar detalladamente todos los pormenores del trabajo que quieres contratar. Todos.

No olvides que ésto va de negociar y nunca debes dejar cosas en el aire. Piensa que un tema que no toques en tu propuesta te llevará mucho más tiempo gestionarlo en el futuro (muy probablemente aunque olvides algo podrás sacarlo sin incrementar el coste, pero lleva tiempo negociarlo). Intenta dedicar media hora a ésto y ahorrarás horas en el futuro.

Como la comunicación no es tan fluída como puede serlo con alguien a quien entrevistas cara a cara, tienes que intentar que quede muy claro lo que quieres. Lo ideal es usar ejemplos de otras webs que ya existan o, si se trata de introducir datos, mostrar un par de ejemplos para que cojan la dinámica. El objetivo es intentar por cualquier medio que ellos puedan ver qué quieres exáctamente.

Lo siguiente es describir el tipo de trabajo.

contratar freelance paso2

En el siguiente paso especificamos el tipo de trabajo del que se trata.

Elige siempre un “One-time project” como se ve en la imagen para ir conociendo freelancers. Si te gusta trabajar con uno en particular puedes ir añadiendo tareas a la primera que encargues, así que no tiene sentido elegir otra opción. Mejor no mostrar cartas.

Por otra parte, nunca he tenido que pedir más que un freelancer, aunque según la magnitud del proyecto puedes elegir que sean grupos o agencias las que puedan presentar candidaturas.

El coste de estos servicios, así como la forma de pago, son cuestiones relevantes.

contratar freelance paso3

Captura del tercer paso en el que se especifican el coste y la forma de pago del servicio.

Yo recomiendo siempre la opción de pagar un precio fijo, por varias razones:

  1. Elegir un precio fijo te da una idea del valor de lo que estás pidiendo. ¿Cuánto cuesta el servicio que quieres? Es muy difícil ponerle precio a ésto, sobre todo en un mercado global. Lo que alguien no haría jamás por 100 € puede que otra persona esté contenta de hacerlo por 50 €. Además, cuando no sabes la dificultad de lo que estás pidiendo, vas prácticamente a ciegas. Pon siempre un precio, al menos un 70% más bajo de lo que tenías en mente. Si publicas el trabajo y nadie se apunta (nunca me ha ocurrido), publícalo de nuevo subiendo algo el precio. Aprenderás mucho sobre el valor de las cosas y ahorrarás una buena suma.
  2. Es más fácil controlar al freelancer. Cuando el trabajo se paga por horas hay algo que no controlas y no me gusta no tener el control. Quiero saber lo que va a costar hacer lo que quiero hacer. Y hasta que no esté hecho, no pago. Simple.
  3. Tienes más visibilidad sobre tu presupuesto. Cuando el precio está cerrado, puedes asumir que un 90 % de las veces no costará más que eso (hay ocasiones en las que olvidas mencionar algo en tu propuesta que puede incrementar el coste).
  4. Te da más poder sobre el freelancer, que es consciente de que no cobrará hasta que el trabajo (o el hito, si has dividido el trabajo en pequeñas partes) esté hecho. Rápido comentario sobre los hitos (o milestones) en un proyecto: Es común que para proyectos relativamente grandes se marquen hitos; si tú no lo ofreces, el freelancer te lo exigirá, puesto que de otra forma podría estar trabajando en algo un mes sin ver un duro. Si tu proyecto es de 300 €, podrías dividirlo en 3 partes de 100 € cada una. O mejor, que la primera sea 20-50 € para que, si no estás contento con el freelancer, lo averigües pronto y sin costarte mucho.

En cuanto al nivel del freelancer, yo siempre elijo “Intermediate”. En general, si pagas mucho vendrán buenos y si pagas poco vendrán…menos buenos.

Para terminar, Upwork te da algunas opciones como publicar tu trabajo en internet u ofrecerlo sólo a usuarios de Upwork (yo prefiero sólo a usuarios). También te permite redactar una serie de preguntas que los candidatos tendrán que responder para presentarse. Es una buena ocasión para aprender sobre ellos.

contratar freelance paso4

En el último paso ya sólo rematamos algunos detalles.

Yo suelo realizar estas tres preguntas que se ven en la imagen. La primera es de relleno, para ver qué tal se expresa el freelancer en inglés (hay que tener ésto en consideración para entablar o no negociaciones con ellos). La tercera es una especie de Captcha que uso para filtrar a los que se leen todo y descartar a los que no; además, me sirve para saber algo más acerca del carácter del candidato (¿es serio, desenfadado, específico?).

La segunda es la más importante, lo que busco con ella es averiguar el grado de interés y proactividad de los candidatos. Con el tiempo he descubierto que los que mejor trabajan son los que estudian el trabajo y proponen soluciones antes de ser elegidos.

Finalmente, sólo hay que darle a publicar y esperar.

Elegir al freelancer adecuado

A las pocas horas empezarás a recibir ofertas de freelancers. Salvo que sea algo urgente, suelo entrar pasadas 24h para empezar a valorar freelancers.

De todos los que se presentan intento reducirlo a tres que me gusten más, éstos pasarán a segunda ronda, por así decirlo. Estas son las cosas en las que me fijo para filtrar (de mayor a menor importancia):

  1. Respuestas a las preguntas atendiendo a la proactividad que demuestren y a su capacidad de comunicación.
  2. Entro en los perfiles de los que han respondido adecuadamente y estudio los proyectos en que han trabajado. ¿Se parecen a lo que yo quiero?
  3. Número de proyectos realizados y valoración. Los proyectos se valoran a su conclusión, es bueno atender a cuántos proyectos han realizado y a qué calificación recibieron. Más importante aún es leer los comentarios de empleadores anteriores (es común dar 4-5 estrellas para que no “te lloren”, pero en los comentarios se aprecia de verdad cómo fue trabajar con la persona).
  4. Si las respuestas a las preguntas son muy buenas, puedes plantearte pasar a alguien sin experiencia demostrable a segunda ronda. Contratar a uno de estos freelancers tiene la ventaja de que cuentas con que ellos necesitan trabajo para construir su portfolio, así que pueden ser más flexibles en el precio.
  5. La foto: puedes desconfiar de un diseñador con una foto pésima, pero en general es arriesgado juzgar por la foto.

En cuanto a qué freelancers son más adecuados para cada trabajo, en mi experiencia personal he encontrado que, para desarrollo web sencillo o para tareas repetitivas como introducción de datos, lo más económico es la India. Allí también puedes encontrar buenos desarrolladores, pero en trabajos muy complejos el ahorro es menor.

En lo referente a diseño, los países de Europa del Este tienen un gusto más occidental y, siendo baratos, proporcionan una calidad mayor de la que sueles encontrar en la India o Pakistán. Por lo general, si quieres una web bonita y barata, encarga el diseño en Rusia y el código en la India.

En Filipinas e Indonesia también hay muy buenos profesionales, aunque son algo más caros que sus vecinos de la India.

Una vez que has elegido a 3-4 candidatos, deberías proponerles una conversación por Skype. Casi ninguno usa el chat instalado en Upwork. La conversación suele ser por escrito aunque si tu nivel de inglés lo permite, es aconsejable hablar con los candidatos, pues la voz suele transmitir más información que la palabra escrita.

La decisión final suele reducirse a valorar la disponibilidad (¿parece disponible e interesado en el proyecto?), comunicación (¿cómo ha sido tratar con él o ella?) y feeling en general.

Contratar un freelancer

Tras entrevistar a los candidatos y decantarte por uno de ellos, deberás buscar su candidatura entre los que se presentaron al proyecto y darle al botón de contratar. En ese momento tendrás que depositar una cantidad de dinero en la cuenta Escrow.

Yo aconsejo crear un primer hito sencillo de unos 20-30 € y depositar esa cantidad. Cuando el freelancer lo complete y hayas revisado la calidad del trabajo podrás liberar esos fondos y seguir con el proyecto.

Si no estás contento con el resultado, puedes explicarle qué cosas tiene que cambiar. Para los casos en que el problema parece insalvable, tendrás que seguir leyendo.

Trucos y resolución de problemas en el trabajo con freelancers

Un freelancer ha de tener acceso a tu cuenta con poderes de administrador. Ésto no quiere decir que tengas que hacerle administrador de tu web o blog. Para apaños menores (típico problema tonto pero que no hay forma de solucionar, como cambio de formatos y cosas por el estilo) uso el plugin User Role Editor para darle acceso limitado al sitio. Que pueda cambiar las configuraciones necesarias, pero que no pueda tocar las publicaciones, por ejemplo.

Cuando el desarrollo que necesitas es más complejo y necesitas darle más accesos, yo he acabado optando por permitir el acceso a mi cPanel (a todo, prácticamente) mientras trabaja en ello y luego cambiar la contraseña. Para hacer ésto menos laborioso, uso LastPass, que funciona muy bien.

Nunca discutas con un freelancer ni canceles el contrato mientras tiene acceso a tus cuentas.

Tienes que valorar la situación y, si crees que la relación no va a fructificar, si crees que no es la persona adecuada para el trabajo, no se lo digas sin antes haber cambiado las claves. No he tenido ningún problema en este sentido, pero no es menos cierto que siempre me he cubierto las espaldas frente a tal eventualidad.

¿Qué ocurre si has consignado el dinero en Escrow y el freelancer no ha hecho el trabajo requerido?

Ésto sólo me ha pasado una vez y lo que hice fue lo siguiente: primero, intenté que me explicara cuál era el problema. Cuando vi que no era razonable tratar con él, cambié las claves y le dije que no pensaba pagar por lo que había hecho (el orden es importante).

Al principio opuso resistencia pero, por mal que suene, el comprador tiene casi todo el poder. Si denuncias al freelancer a Upwork, éste tiene todas las de perder y probablemente quiera seguir manteniendo su status en la plataforma para mantener sus ingresos, de modo que lo normal es que se resigne y acepte la disolución del contrato.

Como comentaba antes, marcar pequeños hitos en el proyecto limita el riesgo en el improbable caso de que el freelancer se vuelva belicoso.

Lo normal es que el trabajo se lleve a cabo sin incidentes, que os comuniquéis cada 2-3 días por Skype para estar al tanto de los progresos y que al terminar ambos acabéis contentos. De ser así, siempre puedes guardar el contacto para el futuro. Como en cualquier relación, la confianza ayuda. A estas alturas, Mi Skype parece el de la oficina de Naciones Unidas.

Conclusión

A estas alturas, muchos siguen sorprendiéndose de que trabaje con freelancers de todo el mundo. Está claro que hay barreras como la comunicación o la confianza, que yo me salté sin prejuicio alguno. Pero cualquiera puede hacerlo. Lo que está al otro lado de la barrera no tiene que dar miedo; son personas que quieren trabajar, sólo eso.

Hay trabajos que pueden ser demasiado complejos para gestionar usando a un freelancer a 2.000 km de distancia. Sin embargo, incluso en ese caso, tiene sentido crear un prototipo sencillo trabajando con ellos y ver si tiene aceptación. Para crecer siempre hay tiempo.

Ahora, cada día que pase sin que hagas nada porque no tienes el socio o los conocimientos técnicos adecuados, es un día menos de crecimiento para ti. Mi consejo: empieza hoy con lo que tienes y ve probando e iterando.

Para trabajos más sencillos directamente no hay color. El mercado global de freelancers ofrece soluciones a menor coste que cualquier mercado local. Y es una pena, pero no se puede luchar contra la realidad.

Los desarrolladores que trabajen a nivel local y crean que ésto puede ser un problema para su negocio, pues sí, lo es, pero también ofrece soluciones. Es un mercado enorme en el que la especialización se paga y, si te lo montas bien y vendes casi todo fuera, fiscalmente también te saldrá muy a cuenta.

Acerca del autor: Alberto Mera

No tengo muy claro a qué me dedico. Improviso una ocupación cada día y toco bastantes temas en mi Blog dirigido a conseguir que una persona (¿tú?) saque más partido a su vida. Si se puede mejorar, ya lo he probado y contado, o estoy en ello. También publico un Vlog diario para todo lo que no me da tiempo escribir. He montado 7 startups en los últimos 4 años, pero ahora mismo estoy fuera del mercado. Antes trabajé en Bolsa, así que creo que volveré a los negocios por el lado de los inversores (si no tengo el dinero, será cuestión de buscar a quien lo tenga). Supongo que en algún momento tendré que dedicarme a eso, a ganar dinero, pero por ahora, sólo intento aportar valor.

Comentarios

  1. Es posible buscar proyectos en mi comunidad para que un Freelancer lo haga ?

    Salidos desde RD.

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