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Dentro de la ola de servicios en la nube que han ido apareciendo estos últimos años, el poder sincronizar archivos, incluso archivos muy grandes, ha sido, sin duda, uno de los inventos más prácticos y con más valor añadido para el usuario.

Estos servicios ofrecen considerables cantidades de espacio gratis, que incluso se puede ampliar con algunos trucos, y esto abre la puerta a una multitud de aplicaciones prácticas.

Posiblemente te suenen, o ya utilices, herramientas consolidadas como DropBox o SugarSync.

Pero aun así, ¿te has parado en pensar realmente todo el partido que se le puede sacar a estos servicios?

Y es que a simple vista no resulta obvio cómo sacarle todo el partido, generalmente la gente se limita a lo básico que es mantener sus archivos respaldados en la nube, con copias locales en su ordenador, tablet o smartphone y poco más. Pero, en realidad, estos servicios ofrecen mucho más…

En Ciudadano 2.0 somos usuarios intensivos y grandes “fans” de este tipo de servicio, así que hoy te voy a resumir lo que, desde la perspectiva de mí (nuestra) experiencia práctica y como usuaria de SugarSync, serían los 10 beneficios más importantes que le hemos visto a un servicio como éste.

1. Tener copias de seguridad automáticas de tus archivos sin hacer nada

Este primer punto es obvio porque es la “esencia” de este servicio, así que lógicamente no puede faltar en una lista como ésta.

Cuando usas una herramienta de sincronización de archivos se instala una aplicación y se hace una sencilla configuración inicial para determinar qué carpetas quieres sincronizar, es decir, de todas las carpetas que tienes, cuales quieres subir automáticamente a la nube ante cambios en sus ficheros (o en la propia carpeta).El proceso de sincronización se ejecuta en un segundo plano con lo que prácticamente ni te enteras.

Y eso es todo: con esto ya tienes respaldados esos archivos para siempre.

En Ciudadano 2.0 nos hemos inclinado por SugarSync porque esta configuración nos parece mejor resuelta y más flexible que en otros productos y también por las razones que se comentan aquí.

En nuestro caso, usamos una cuenta profesional de 30BG de espacio, pero te puedes abrir una cuenta gratis con 5GB de espacio (una de las mejores ofertas gratuitas del mercado) y la puedes ir ampliando gratis en pasos de 500MB si te haces afiliado de SugarSync.

Estas magnitudes de espacio, incluso almacenando archivos pesados como fotos (razonablemente optimizadas), ya dan mucho de sí…

La idea es que  si consigues que otra gente se dé de alta en este servicio, te regalarán esos 500MB y a la gente que se dio de alta también.

De hecho, si usas el siguiente enlace para crear tu cuenta gratuita, obtendrás esos 500MB extra y nosotros también.

Así que si te animas a hacerlo, ¡gracias por adelantado!

2. Trabajar desde cualquier dispositivo con tus archivos de documentos más importantes

Una consecuencia inmediata de tener tus ficheros en la nube es que vas a poder trabajar desde cualquier dispositivo. Lo único que hace falta es instalar el cliente de sincronización y hacer la configuración inicial (muy simple) que ya comentaba antes.

Una situación típica es la de tener sincronizados tu PC de sobremesa y tu portátil o tablet.

Lo que hagas en un lado, prácticamente de manera inmediata, se verá reflejado en el otro, sin preocuparte de nada. Todo es automático.

Si has estado preparando, por ejemplo, una presentación importante en tu PC y quieres aprovechar el viaje en el AVE para rematarla, no tienes que hacer nada. La última versión que hayas guardado en el PC será la que verás en el portátil/tablet cuando lo abras en el AVE y a la vuelta, se verán reflejados en el PC los cambios que has hecho en el portátil. Todo automático.

Simple y genial, ¿no te parece?

3. Acceder a tus archivos importantes desde cualquier sitio y desde cualquier máquina vía web

Aquí ya empezamos con cosas que siguen siendo básicas, pero que muchos usuarios ya desconocen: la posibilidad de acceder vía web a tus archivos locales que hayas sincronizado.

Con esto puedes acceder desde cualquier sitio con cualquier navegador (razonablemente actual) a tu árbol de ficheros sincronizados, ni siquiera te hace falta un ordenador tuyo. Y desde el interfaz web puede hacer cualquier cosa con los archivos: descargarlos, eliminarlos, moverlos de sitio, generar enlaces, etc.

Comodísimo y alguna vez te puede sacar de apuros como ya me ha pasado.

4. Compartir archivos grandes como enlaces web y no como ficheros adjuntos en un correo electrónico

Seguro que te ha pasado más de una vez que has querido enviar fotos por correo electrónico y resulta que no hay manera de que lleguen y, no digamos, si lo intentas, por ejemplo, con un fichero de vídeo…

Los archivos, a partir de cierto tamaño (generalmente >5-10Mb), empiezan a dar todo tipo de problemas cuando se comparten: servidores de correo que rechazan el correo, aplicaciones que fallan al compartir archivos de ese tamaño, sitios web (foros, etc.) que limitan el tamaño de los ficheros que permiten subir, etc.

Sin embargo, con un servicio como SugarSync o DropBox la cosa se soluciona de una manera sumamente elegante: no envías el archivo, sino un enlace web para descargar ese archivo que te proporciona el servicio y el destinatario con este enlace simplemente se descarga el fichero.

Es decir, actúas de un modo similar a cómo lo harías con Flickr o Picasa Web Albums, pero con las fotos que tengas en local tu ordenador, tablet o teléfono móvil.

Otro gran beneficio: ante cambios en el documentos, no tienes que reenviarlo. Es decir, el enlace de un archivo será válido para siempre y accederás siempre a la versión actual del mismo.

Y otro beneficio más: no castigarás más el consumo de datos de tu conexión móvil

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5. Trabajar de manera colaborativa

Tanto en DropBox como en SugarSync se pueden compartir carpetas. Eso quiere decir que un equipo de trabajo puede trabajar a la vez sobre los mismos ficheros. Todos los miembros del grupo verán tendrán el archivo actualizado al cabo de unos pocos segundo de hacer sido modificado.

Con eso se acabó para siempre lo de estar enviando mails para arriba y para abajo.

http://www.youtube.com/watch?v=SLlWqknI2VA&feature=share&list=PLnw-MUCgPTRRQh5-cXwJ9vq1IArHDWq4P

6. Recuperar versiones antiguas de tus ficheros

¿Quiénes no hemos borrado alguna vez lo que no debíamos o nos hemos arrepentido de ciertos cambios en un documento en los que nos gustaría dar marcha atrás?

Esto se puede hacer con algo que se conoce como el control de versiones y es otra de las funciones de este tipo de herramientas que realmente se llegan a agradecer mucho en la práctica. Yo, al menos, ya lo he utilizado muchas veces y en más de una ocasión me ha ahorrado un buen disgusto.

7. Llevar tu música y tus eBooks contigo a cualquier parte, y compartirlos con tus amigos

En realidad esto no es nada más que un escenario concreto de aplicación de la funcionalidad de poder acceder vía web desde cualquier sitio a tus archivos y poder crear además enlaces de descarga de estos archivos para compartirlos con terceros, pero es un ejemplo sencillo de lo práctico que resulta.

Yo, por ejemplo, tengo instalado SugarSync también en el móvil (un Samsung S3) y tengo sincronizada la carpeta de eBooks y música. De ese modo, siempre los tengo a mano y actualizados. Si voy, por ejemplo, en Metro y tengo un rato para disfrutar de un poco de música o de una lectura, lo tengo siempre todo a mano y al día.

8. Guardar contraseñas de forma segura y accesible desde cualquier parte

Como usuaria intensiva de la web he ido creando decenas y decenas de cuentas en diferentes servicios en Internet. Hace tiempo que aquello se volvió inmanejable y decidí utilizar la aplicación de software libre KeePass (magnífico programa, por cierto) para guardar los usuarios y contraseñas de estos sitios de una manera segura.

Pues bien, esta aplicación guarda toda la información en un simple fichero el cual también tengo sincronizado en SugarSync. Así que de este modo, siempre tengo a mano los usuarios y contraseñas de cualquiera de los sitios que uso, incluso de ciertos datos de servicios “offline” como seguros, banca, etc.

Quizás puede darte un poco de “yuyu” tener una información tan sensible ahí, pero ten en cuenta que en realidad está almacenada de una manera muy segura con una barrera doble:

  • Por una parte, está la barrera del usuario y contraseña que se necesita para acceder a SugarSync, aunque es verdad que esta barrera es relativa porque por comodidad mantengo la sesión de SugarSync siempre iniciada. Pero tú no tienes por qué hacer lo mismo.
  • Por otra parte, está el usuario/contraseña maestra de acceso a KeePass que tiene un nivel de seguridad extremo: usa un cifrado AES con clave de 256, un algoritmo homologado como estándar de la Agencia Nacional de Seguridad (NSA) de EEUU nada menos.

Así que, como ves, es poco menos que imposible robar esta información.

9. Tener tu lista de “tareas pendientes” siempre a mano

Si quieres ser productivo en tu trabajo, es difícil serlo sin tener una herramienta ágil para organizar y priorizar las tareas. Personalmente uso para ello la herramienta en la nube Toodledo, pero tiene el problema de que utilizarla desde un smartphone es muy incómodo.

Debido a este tipo de cosas, hay mucha gente que prefiere algo como un simple fichero de texto o, como mucho, una hoja Excel hecha a medida de sus necesidades concretas.

Son medios que puede servir perfectamente, pero en este caso paso como con los favoritos del navegador: o los tienes sincronizados en todos los dispositivos o acabas abandonándolos por la frustración que supone tener versiones diferentes en cada sitio, imposibles de conciliar sin mucho trabajo.

Por tanto, en esta situación, un servicio de sincronización de archivos en la nube encaja como un guante.

Es lo que hace realmente viable la idea de llevar tus tareas de este modo. Además, tiene la ventaja de que un fichero de texto o una hoja Excel sencilla (sin macros y otras virguerías) o una hoja Calc (la alternativa de OpenOffice / LibreOffice) se puede usar desde cualquier dispositivo, desde un PC hasta un smartphone.

10. Hacer la reinstalación de tu ordenador mucho más liviana

De todas las tareas rutinarias y necesarias la que más pereza me da, con mucha diferencia, es la de la reinstalación un ordenador.

Es horroroso, pierdes un tiempo tremendo y es muy pesado hacer las copias de seguridad de todos tus archivos, muchas veces no tienes medios con espacio suficiente y luego hay que restaurar todas las copias.

Si usas una herramienta como DropBox o SugarSync esta tarea no se va a convertir en hacer un simple clic, pero alivia mucho y da mucha tranquilidad de que no vas a meter la pata olvidándote cosas porque, por ejemplo, en nuestro caso con 30GB de espacio ya no necesitamos copias de seguridad. Todo lo importante lo tenemos en la nube.

Con estoy es tan simple como volver a instalar y configurar SugarSync y tener un poco de paciencia mientras que se acaba de sincronizar todo (al hacerse desde cero, debido a semejante volumen de datos, tarda unas horas).

11. Almacenar las copias de seguridad de tu blog

Teniendo este blog como una de sus líneas principal precisamente el tema blogs & blogging no podía falta una aplicación muy práctica que le hemos encontrado en nuestro blog: guardar de manera automática las copias de seguridad automáticas que se hacen cada noche del blog en SugarSync.

Para ello hace falta un plugin como BackWPup (más información en la página de recursos para blogs & bloggers) que soporte una integración con SugarSync, DropBox  u otros servicios similares para que una vez hecha la copia, el plugin la envíe a la nube.

Hacer las copias de seguridad del de este modo es simplemente una solución perfecta porque, aparte de automatizarse al 100% el proceso de copia en sí, se automatiza también al 100% el traslado a un lugar fuera del servidor que es donde debe estar una copia de seguridad de un blog o cualquier otro sitio web.

Concluyendo

Como ves, no hay excusa para no darle una oportunidad a uno de estos servicios, aportan demasiado valor como para ignorarlos. Al menos, en mi caso, no me puedo concebir el trabajo sin usar estas herramientas.

Y para terminar, si ya eres usuario de una herramienta de este tipo, te animo a responder a esta pregunta: ¿Cuáles son las utilidades que has descubierto tú con estos servicios?

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Raquel Rubín

Raquel Rubín

Soy confundadora y autora de este blog al que me dedico como hobby. Aunque no soy una experta en nuevas tecnologías, siempre me ha gustado la formación y difusión, y me ilusionan los proyectos como ésto que es la principal razón para la creación de este blog. En este sentido, aparte de publicar puntualmente posts, en este blog me ocupo sobre todo, de la gestión, la revisión de los contenidos y el trabajo de backoffice.
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7 respuestas a 11 Beneficios de sincronizar tus archivos con SugarSync o DropBox

  1. Foreman dice:

    Se acabó el sueño! SugarSync nos ha despertado exigiéndonos que paguemos o nos cancela la cuenta gratis que nos ofreció libremente.
    No me parece justo y creo que vale pena protestar. Si quieren dejar de dar cuentas gratis que lo hagan, pero a partir de ahora, no de antes.

    • Berto López dice:

      Hola Foreman,

      Yo creo que injusto no se le puede llamar, no puedes pedir que te brinden un servicio gratuito de por vida.

      Ahora bien, tal como está el mercado de opciones, pienso que es un gran error por su parte no contar con una versión gratuita. El tiempo dirá si el mercado no les va obligar a rectificar…

      Un saludo,
      Berto

  2. Jesus Avila dice:

    Hola Raquel, tener nuestros archivos en la “nube” es algo verdaderamente muy beneficioso, ya que si así tuviésemos un problema con nuestra computadora podremos acceder a nuestros archivos mas importante desde cualquier otra pc, ademas de que si estamos en un equipo de trabajo todos tendrán acceso inmediato al archivo mas reciente.

    Saludos.

  3. Jimmy Trujillo dice:

    el uso que le doy es basicamente esos puntos que mencionan, y a demas uso algun programa que usa los datos en una carpeta que tengo en dropbox, de esta manera mantengo el mismo programa sincronizado en varios pc….

    pregunta: ¿alguien conoce un servicio gratuito que sincronice una carpeta entre dos pc de tamaños relativamente grande?, no es necesario que quede en la nuve solo que permanezca actualizado…

    se que cubby tenia el servicio pero ahora es de pago y a la version gratuita la han dejado sin nada interesante… agradezco de antemano al que me pueda colaborar!!

  4. Eric Veci dice:

    Felicidades Raquel por el Post. Trabajar en la nube tiene cada día mas peso.

  5. Jesús dice:

    Berto, has desmenuzado perfectamente las ventajas y utilidades de estos servicios. Yo soy usuario de Dropbox, tanto desde el PC como desde el smartphone, y su uso lo veo imprescindible. Hago copias de seguridad y también comparto una carpeta para colaborar con otra persona.

2 Referencias a esta entrada

  1. 11 Beneficios de sincronizar tus archivos con Sugarsync o DropBox | sindofdez
  2. 11 Beneficios de sincronizar tus archivos con Sugarsync o DropBox « Garabatos

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